Massenbenachrichtigungssysteme asind eine Möglichkeit, anhand von Listen, Standorten und visuellen Informationen Benachrichtigungen an Einzelpersonen oder Gruppen zu senden, um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten – egal, wo auf der Welt sie sich befinden. Es stimmt zwar, dass herkömmliche Lösungen für die Notfallbenachrichtigung wie Sirenen und Radioübertragungen früher gut funktioniert haben, sie genügen aber den Anforderungen moderner mobiler und dezentraler Arbeitskräfte nicht mehr. Und während eines kritischen Ereignisses haben Sie genug zu tun. Deshalb möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Notfallkommunikation effektiv ist, wenn es darum geht, die richtige Botschaft zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu übermitteln. Aber woher wissen Sie, dass Ihre spezielle Lösung alles hat, was sie braucht, um diese Aufgabe zu erfüllen?

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Die Grundlagen der Massenbenachrichtigung

Es ist wichtig, dass Benutzer aller Ebenen schnell und einfach Notfallmitteilungen versenden können, damit alle vor, während und nach kritischen Ereignissen informiert bleiben. Ohne ein benutzerfreundliches, umfassendes System für Massenbenachrichtigungen, können kritische Ereignisse die Produktivität und den Umsatz ernsthaft beeinträchtigen, die Produktion verlangsamen, den Einsatz von Teams behindern, die Reaktion auf zeitkritische Probleme verzögern und den Kontakt zu den Betroffenen verlangsamen.

 

Nachricht: Erhalten

Es mag einfach klingen, aber es kann eine Menge passieren, wenn es um Notfallmeldungen während eines kritischen Ereignisses geht. Ein paar Dinge, die Ihr Massenbenachrichtigungssystem robuster machen, sind:

• • Ausrichtung auf die Person und nicht auf das Gerät
  • Eskalation, um sicherzustellen, dass die nächste Person oder Gruppe benachrichtigt wird
  • Übertragung an praktisch jedes Kommunikationsgerät, einschließlich Desktop-Benachrichtigungen
  • Einrichtung von Vorlagen mit vorgegebenen Kontakten und Nachrichten
  • Schutz der Infrastrukturkapazität durch flexible Anrufdrosselung
  • Automatische Veröffentlichung auf Websites, in internen Systemen und in sozialen Medien

Ein Massenbenachrichtigungssystem muss von jedem mobilen Gerät aus und an jedem Ort zugänglich sein. Da Fernarbeit in der heutigen Welt immer häufiger vorkommt, ist es wichtiger denn je, dass man sich über ein mobiles Gerät schnell anmelden und eine Nachricht senden kann. Die Personen, die sich vor Ort oder in der Nähe befinden, sollten die Möglichkeit haben, von jedem beliebigen Ort aus Nachrichten zu senden und zu empfangen, wenn die Übertragungen ausgestrahlt werden, und so die Einsatzkräfte durch wertvolles Feedback und Updates zu unterstützen.

Wenn etwas passiert, sollten Unternehmen keine Zeit damit verschwenden müssen, sich durch mehrere Software-Tools zu wühlen und manuelle Antworten zu konsolidieren. Die Kommunikation sollte schnell, einfach und gezielt über ein modernes, spezielles Notfall-Kommunikationssystem erfolgen.

Steigern Sie den Wert Ihrer Botschaften

Es ist wichtig, bei den sich ständig ändernden Kommunikationsmitteln, die wir verwenden, alles zu wissen. Sprach-, SMS- und Push-Nachrichten sind nur einige Beispiele für die Arten von Kommunikationsmöglichkeiten, die in Ihren Massenkommunikationssystemen vorhanden sein sollten.

Darüber hinaus sollte Ihr System eine bidirektionale Kommunikation ermöglichen, sodass der Empfänger, sobald er die Informationen erhalten hat, sie entweder bestätigen, nach weiteren Informationen anfordern oder zusätzliche Informationen bereitstellen kann. Im weiteren Verlauf des Ereignisses können in beide Richtungen übermittelte Anweisungen sehr hilfreich sein. In Notfällen sollten die Nachrichten bestätigt und beantwortet werden müssen, z. B. „Brauchen Sie Hilfe?“, „Drücken Sie 1 für Ja, 2 für Nein“. Mit dieser Funktion kann Ihre Abteilung schnell und einfach feststellen, wer Hilfe benötigt.

Und nicht zu vergessen: Die sozialen Medien Ihr Notfallkommunikationssystem sollte in der Lage sein, Nachrichten direkt auf den Facebook- und Twitter-Konten Ihrer Abteilung oder Organisation zu veröffentlichen, um Zeit zu sparen und die Reichweite Ihrer Nachricht zu erhöhen.

Verringern Sie menschliche Fehler

Während eines kritischen Ereignisses wollen Sie die Möglichkeit von Fehlern wie fehlende Informationen, das Senden einer falschen Nachricht oder das Nicht-Senden einer Nachricht minimieren. Der Schlüssel dazu? Verwenden Sie ein Massenbenachrichtigungssystem, das Ihnen die notwendigen Werkzeuge für die Erstellung und Ausführung solider Pläne bietet. Mit einem automatisierten Notfallkommunikationssystem vermeiden Sie Fehler:

•  Aufteilung der Pläne nach Standort, Abteilung oder Einrichtung
• Automatisierung von Empfängern und Inhalten je nach Standort, Schweregrad und Art
• Frühzeitiges Erkennen von Fehlern mit Benutzeraufforderungen für erforderliche kritische Details
•  Nutzung granularer Benutzerberechtigungen, die Benutzer daran hindern, Änderungen vorzunehmen

…und stellen Sie sicher, dass sie von allen genutzt werden können

Wir wissen, dass Benutzerfreundlichkeit wichtig ist, weil ein hohes Maß an Stress die kognitiven Fähigkeiten einer Person während einer Krise einschränken kann – und ein System, das in einer Übungssituation einfach zu bedienen schien, kann übermäßig komplex werden, wenn eine Person während eines Notfalls unter Druck steht.

Alle Anbieter unterstreichen die Benutzerfreundlichkeit ihrer Lösungen, die jedoch einer genaueren Betrachtung bedarf. Woher wissen Sie also, welche Lösung die benutzerfreundlichste ist? Sie benötigen ein System für Massenbenachrichtigungen, das Ihren Benutzern Folgendes ermöglicht:

• Verwaltung der Einstellungen, Grenzwerte und Standardwerte über eine benutzerfreundliche Administrationsumgebung
• Import und Organisation der Kontaktdaten so, wie sie für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
• Definition rollenbasierter Zugangskontrollen und getrennte Verwaltung von Benutzern und Kontakten.
• Sie können die Portale anpassen, um Kontakten die Aktualisierung und Verwaltung ihrer Konten zu ermöglichen

Sie können die Benutzerfreundlichkeit mit einer Reihe von Standardkriterien messen. Jedes System wird mit seiner Benutzerfreundlichkeit beworben, einige richten sich allerdings an eher versierte, erfahrene Benutzer. Das scheint bei einer Produktvorführung großartig zu sein, aber letzten Endes wollen Sie etwas Einfaches, mit wenigen übersichtlichen Menüs, damit alle bei einem kritischen Ereignis sicher und ruhig bleiben.

Eine Lösung für heute – und morgen

Letztendlich wollen Sie ein Massenbenachrichtigungssystem, das nicht nur heute, sondern auch morgen noch funktioniert. Sie können nichts falsch machen, wenn Sie mit einem führenden Vordenker der Branche zusammenarbeiten, dem Kunden fundierte Erfahrung im Management kritischer Ereignisse bescheinigen. Und ein seriöser Anbieter reagiert nicht nur auf die Fortschritte der Branche, sondern prägt sie mit fortschrittlichem Denken, innovativen Lösungen und der Teilnahme an interaktiven Community-Veranstaltungen und Foren.

Wenn Sie die Möglichkeit haben möchten, Ihre Massenbenachrichtigungsfunktionen in Zukunft zu erweitern, brauchen Sie einen Anbieter, der mehr als nur ein einzelnes Produkt ohne zusätzliche Möglichkeiten zur Funktionserweiterung anbietet. Auf diese Weise müssen Sie nur auf eine Anwendung zugreifen, ohne die zusätzlichen Kosten und Probleme, die mit der Integration mehrerer Lösungen verbunden sind. Selbst wenn ein Massenbenachrichtigungssystem Ihren aktuellen Anforderungen entspricht, haben Sie Optionen, wenn Ihre Anforderungen im Laufe der Zeit steigen.

Es kann eine Herausforderung sein, herauszufinden, was bei der Suche nach einem guten Massenbenachrichtigungssystem wichtig ist. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sollten Sie sich den  Beschaffungsleitfaden für Massenbenachrichtigungssysteme ansehen der weitere Einblicke und Informationen enthält.

Unternehmen mit globaler Reichweite verlangen von ihren Mitarbeitern oft, dass sie nah und fern reisen. Sie haben heute mehr denn je die Pflicht, für die Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter zu sorgen, ganz gleich, wohin sie reisen. Damit die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter gewährleistet ist, müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter auf potenzielle Risiken vorbereiten, sie während der gesamten Reise auf dem Laufenden halten und bei Bedarf weitere Unterstützung und Betreuung anbieten.

Die Bedeutung einer erfolgreichen Travel-Risk-Management-Lösung

Da sich die Reiserisiken ständig weiterentwickeln, ist der Schutz der Reisenden immer komplizierter geworden. Um ein wirklich widerstandsfähiges Unternehmen zu sein und die Einhaltung der Standards für die Fürsorgepflicht zu gewährleisten, müssen Unternehmen über eine Lösung für das Management von Reiserisiken verfügen, die in der Lage ist, einen 360-Grad-Blick auf die Risiken von Reisenden zu werfen und sich gleichzeitig an veränderte Umstände anpassen kann.

Die Kernkomponenten einer erfolgreichen Travel-Risk-Management-Lösung

Es gibt drei Kernkomponenten einer erfolgreichen TRM-Lösung: Vor, während und nach der Reise. Ohne eine dieser Komponenten kann die Sicherheit von Geschäftsreisenden gefährdet sein, was zu Rechtsstreitigkeiten und Geldstrafen wegen Nichteinhaltung führen kann.

Vor der Reise

Das Fundament für eine erfolgreiche TRM-Lösung wird bereits im Vorfeld der Reise gelegt. Unternehmen müssen sich vor Reiseantritt vergewissern, dass die richtigen Richtlinien und Verfahren vorhanden sind. Sobald dies bestätigt ist, sollten die Unternehmen sicherstellen, dass sie über klare und genaue Echtzeitdaten zu laufenden oder potenziellen Reiserisiken verfügen und einen Reaktionsplan haben, wenn diese Risiken eintreten.

Während der Reise

Während einer Reise müssen Unternehmen in der Lage sein, Geschäftsreisende zu lokalisieren, mit ihnen zu kommunizieren und sie zu unterstützen, wenn potenzielle Risiken erkannt werden oder sich entwickeln. Die erfolgreiche Umsetzung einer Strategie für das Travel Risk Management vor der Reise ist der Schlüssel zum Erfolg in der aktiven Reisephase, in der die technischen Fähigkeiten einer TRM-Lösung den Unterschied zwischen Leben und Tod bedeuten können.

Nach der Reise

Die Arbeit ist auch nach Abschluss der Reise noch nicht beendet. Eine erfolgreiche TRM-Lösung sollte Bereiche des Erfolgs und der Verbesserung messen: Sie ermöglicht Unternehmen, sich an aktuelle oder neue Bedrohungen anzupassen und entsprechend zu skalieren. Anhand der Daten nach der Reise können Unternehmen besser einschätzen, was funktioniert und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

„In Anbetracht der neuen hybriden Arbeitskräfte und des Aufschwungs bei Geschäftsreisen werden die fortschrittlichen Travel-Risk-Management-Funktionen und -Services, die jetzt über Everbridge verfügbar sind, noch wichtiger, um die Fürsorgepflicht zu erfüllen und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu stärken“, so Julie Deppe, Director of Product Management bei Everbridge. „Die Kunden wünschen sich eine Oberfläche, über die sie kritische Ereignisse, Massenbenachrichtigungen, Reiserisiken und Hilfsdienste anzeigen und verwalten können. Everbridge erfüllt dieses dringende Kundenbedürfnis in einzigartiger Weise.“

Everbridge für Travel Risk Management

Everbridge setzt sich noch stärker dafür ein, Organisationen bei der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht durch die Stärkung ihrer Widerstandsfähigkeit zu verbessern. Die Umsetzung dieser Verpflichtung zeigt sich am besten in der neuen (und vollständigen) Integration der Lösungen für das  Everbridge’s Travel Risk Management (TRM) und Critical Event Management (CEM) von Everbridge.

Durch die Kombination von TRM und CEM in einer einzigen SaaS-Lösung unterstützt Everbridge Unternehmen, Gesundheitseinrichtungen und Behörden bei der Verbesserung der Funktionalität mit der Verbesserung der Vereinheitlichung von Reisedaten, Beratungen vor Reiseantritt, granularen automatischen Reisewarnungen und dynamischen Standortbestimmungen. Diese Fähigkeiten, kombiniert mit globaler medizinischer und sicherheitstechnischer Unterstützung durch ein 24/7-Reaktionszentrum, helfen Organisationen, neue Standards zu schaffen, die den kürzlich veröffentlichten  ISO 31030 Richtlinien entsprechen oder diese übertreffen.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wenn Sie wissen wollen, wie Everbridge Ihr Unternehmen bei der Verbesserung des Risikomanagements für Reisen unterstützen kann.

Unternehmen hatten in den letzten Jahren keine andere Wahl, als sich ständig anzupassen, insbesondere wenn es um den Schutz ihrer reisenden Mitarbeiter geht. In einfacheren Zeiten sorgten sich die Unternehmen um fehlende oder veraltete Reisepässe, eine seltene Lebensmittelvergiftung im Flugzeug, Zwischenfälle, Verzögerungen aufgrund der Wetterverhältnisse und Turbulenzen. Die zunehmenden Flugstreichungen, die Ausdünnung des Personals der Fluggesellschaften, die Schließung von Grenzen, die Durchführung von Covid-Tests und mögliche Quarantänemaßnahmen belasten Unternehmen, die ihre reisenden Mitarbeiter schützen wollen. Anvil, ein Everbridge-Unternehmen, unterstützt Unternehmen seit mehr als 30 Jahren beim Schutz ihrer reisenden Mitarbeiter. Als Vordenker im Bereich Travel Risk Management (TRM) und Experte für Travel-Risk-Management-Lösungen, ableibt eine brennende Frage bestehen: Wie können Organisationen ihre Mitarbeiter in einer zunehmend unberechenbaren Welt am besten unterstützen und schützen? Obwohl jedes Unternehmen einzigartig ist, ist es wichtig, mit einem universellen Ansatz für das Management von Reiserisiken zu beginnen.

Was ist ISO 31030?

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) ist ein weltweiter Zusammenschluss von nationalen Normungsgremien. Sie arbeitet mit internationalen Organisationen, Regierungs- und Nichtregierungsorganisationen an der Normung zahlreicher Themen. Da sich die Welt des Travel Risk Management (TRM) in den letzten Jahren drastisch verändert hat und  Geschäftsreisende zunehmend bedroht sind,, hat die ISO das Dokument ISO 31030:2021 (en) Travel risk management – Guidance for organizations veröffentlicht.

Die ISO-Norm 31030 wurde von der ISO 31000-Norm zum Risikomanagement aabgeleitet und soll Organisationen die notwendigen Anleitungen für das Management von und die Teilnahme an Geschäftsreisen bieten. Vor der Einführung von ISO 31030 gab es keine allgemeingültigen Richtlinien für das travel risk management (TRM). Unternehmen mussten bei der Umsetzung von Reisesicherheitsrichtlinien und -verfahren nach bestem Wissen und Gewissen vorgehen, was zu Lücken im allgemeinen Risikomanagement für Mitarbeiter führte.

Nach der ISO-Norm müssen Organisationen, die eine wirksame Strategie für das Travel Risk Management entwickeln wollen, in der Lage sein, Bedrohungspotenziale zu antizipieren und zu bewerten und gleichzeitig Maßnahmen und Mitarbeiterkommunikation für die identifizierten Risiken zu entwickeln. ISO 31030 deckt alle Aspekte von Geschäftsreisen ab und ist so geschrieben, dass sie auf eine Reihe von unternehmerischen Kontexten, Reiseanforderungen und Risikobereitschaft angewendet werden kann. Sie bietet allen, die ihre TRM-Strategie erstellen oder verbessern und gleichzeitig die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter gewährleisten wollen, eine Anleitung.

Die Standardisierung des TRM durch die ISO gilt für jede Organisation, unabhängig von Sektor oder Größe, und umfasst Leitlinien für alle Ebenen der Geschäftsreisen, darunter:

• Planung der Berechtigungen
• Richtlinie
• Bewertung der Reisenden
• Verkehrswesen
• Zielort
• Unterkunft
• und mehr

Durch die Anwendung dieser neuen Norm profitieren Unternehmen und ihre reisenden Mitarbeiter von mehreren Vorteilen.

Vorteile von ISO 31030 für Organisationen

Die Fürsorgepflicht ist die Verantwortung einer Organisation für den Schutz der Gesundheit, der Sicherheit und des Wohlbefindens der Mitarbeiter während der dienstlichen Tätigkeit am Arbeitsplatz oder außerhalb des Unternehmens. Und da Mitarbeiter weltweit reisen, müssen Unternehmen ihren Fürsorgepflichten über mehrere Gerichtsbarkeiten hinweg nachkommen und das zusätzliche Risiko berücksichtigen, das mit reisenden Mitarbeitern einhergeht. Werden diese Risiken nicht richtig eingeschätzt, können rechtliche Schritte gegen das Unternehmen eingeleitet werden.

Durch die Standardisierung des Travel Risk Management für Unternehmen trägt die ISO zur Schaffung und Förderung einer Kultur bei, in der reisebedingte Risiken offiziell anerkannt, mit angemessenen Mitteln ausgestattet und effektiv verwaltet werden. Die Einbeziehung der ISO 31030-Normen kommt der allgemeinen Risikomanagementstrategie Ihres Unternehmens zugute:

• Schutz von Personal, Daten, geistigem Eigentum und Vermögenswerten.
• Verringerung des rechtlichen und finanziellen Risikos.
• Ermöglichung von Geschäften an Hochrisikostandorten.
• Verbesserung des Ansehens und der Glaubwürdigkeit der Organisation, was sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit, die Personalfluktuation und die Talentakquise auswirkt.
• Verbesserung des Vertrauens der Arbeitnehmer in reisebezogene Gesundheits-, Sicherheits- und Schutzmaßnahmen.
• Beitrag zur Business-Continuity-Fähigkeit und organisatorischen Widerstandsfähigkeit.
• Nachweis der Fähigkeit der Organisation, ihr reisebezogenes Risiko effektiv und effizient zu kontrollieren, was zu einer Senkung der Versicherungsprämien führen kann.
• Sicherstellung von Geschäftspartnern, wobei Banken und Investoren möglicherweise eher bereit sind, Geschäfte zu finanzieren.
• Erfüllung der Kundenerwartungen in Bezug auf die Sicherheit und Stabilität der Lieferkette des Unternehmens.
• Steigerung der allgemeinen Produktivität.• Beitrag zur Erreichung der Ziele der nachhaltigen Entwicklung durch Stärkung der sozialen Dimension der Nachhaltigkeit.

Trotz dieser Vorteile kann die Neudefinition von Richtlinien für das Travel Risk Management eine Herausforderung sein. Glücklicherweise gibt es einige Dinge, die dazu beitragen können, dass die Einhaltung von ISO 31030 und die Sicherheit von Geschäftsreisenden besser gehandhabt werden können, wenn sie in eine umfassendere Strategie für das Personalrisikomanagement integriert werden.

Neudefinition Ihrer Richtlinien für das Travel Risk Management in Übereinstimmung mit ISO 31030

Die Erfüllung der Fürsorgepflicht für Mitarbeiter auf Reisen kann das gesamte Unternehmen betreffen. Die Entscheidungen über die Verwaltung der Reiserisikopolitik können jedoch einigen wenigen Führungskräften überlassen werden. Um ein effektives Travel Risk Management zu gewährleisten, können Unternehmen die Verantwortung für TRM-Funktionen auf das gesamte Unternehmen verteilen.

Reisemanager sollten beispielsweise die Reiseparameter für Zielorte oder die Risikobewertungen der Zielländer in ihrem System anpassen, um sie mit den Reiserichtlinien ihres Unternehmens in Einklang zu bringen. Wenn eine Reiseplananpassung diese Parameter nicht erfüllt, sollte das TRM-System so konfiguriert sein, dass Warnungen an den Reisenden, den Reisemanager und den für die Sicherheit der Geschäftsreisenden zuständigen Regionalmanager gesendet werden.

Everbridge unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Reiserisiken und der Einhaltung von ISO 31030

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Unternehmen angesichts der zunehmenden Fürsorgepflicht und der steigenden Risiken für Geschäftsreisende neue Wege finden müssen, um die Ängste der Geschäftsreisenden zu lindern und gleichzeitig die Sicherheit ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten. Durch die Übernahme und Integration der von der ISO bereitgestellten standardisierten TRM-Leitlinien in Ihr Unternehmen, die Festlegung klarer Erwartungen und Verantwortlichkeiten für die verschiedenen TRM-Funktionen und die Anwendung des gesamten Spektrums des Schutzes für Reisende durch den Einsatz von TRM-Technologie kann Ihr Unternehmen von mehreren Vorteilen profitieren, wie z. B. einer erhöhten Sicherheit der Mitarbeiter und einer verbesserten Einhaltung der sich ändernden Reisebestimmungen.

Seit über 30 Jahren berät und unterstützt Anvil staatliche und nichtstaatliche Organisationen auf der ganzen Welt beim Travel Risk Management. Anvil ist jetzt ein Unternehmen von Everbridge. Anvil und Everbridge sind bestrebt, die Risikotransparenz und die Situationswahrnehmnung mit Echtzeitwarnungen zu Vorfällen, Aktualisierungen und globalen Sicherheitsinformationen zu verbessern, um Mitarbeiter zu schützen und sie auf sicherere Reisen vorzubereiten.

Durch die Kombination globaler Risikoanalysen mit Standortdaten von Mitarbeitern und multimodaler Kommunikation tragen Everbridge und Anvil dazu bei, reisende Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig die Fürsorgepflicht zu stärken, damit Geschäftsreisende gemäß den neuen ISO 31030-Normen überall sicher sind.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Everbridge Ihre Organisation dabei unterstützen kann, die steigenden Erwartungen an das Travel Risk Management gemäß ISO 31030 zu erfüllen, laden Sie „Successful Travel Risk Management: “Successful Travel Risk Management: Protect your People and Achieve Organizational Resilience” herunter oder sehen Sie sich dieses On-Demand-Webinar an: “People Risk Management and the Journey to Agile Operational Resilience.”

Nach einer Krise, einer von Menschen verursachten Katastrophe, einer Umweltkatastrophe oder einer anderen Art von Notfall müssen Organisationen ihre alltäglichen Abläufe so schnell und reibungslos wie möglich wieder aufnehmen.

Die Fähigkeit eines Unternehmens, sich von einer Katastrophe zu erholen, erfordert sorgfältige Planung, testbare Prozesse und die richtige Technologie. Laut einer Studie des Ponemon Institute, belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für Ausfallzeiten in Rechenzentren auf fast 9.000 US-Dollar pro Minute. Die Studie von Gartner hat ergeben, dass die Kosten für Netzausfallzeiten mit etwa 5.600 US-Dollar pro Minute geringer ausfallen. Unabhängig vm tatsächlichen Betrag ist Zeit wirklich Geld, sodass Unternehmen proaktiv vorgehen müssen, um sich für eine erfolgreiche Wiederherstellung im Falle einer Katastrophe zu rüsten.

Was versteht man unter Wiederherstellung nach einer Katastrophe?

Die sogenannte „Disaster Recovery“ ist der Prozess der Wiederherstellung der Betriebsabläufe nach einer Störung. Die Wiederherstellung im Katastrophenfall umfasst eine Reihe von Richtlinien oder Verfahren, die eine effektive Kommunikation während des Ereignisses und die Rückkehr zum normalen Betrieb gewährleisten. Zudem wird die Wiederherstellung von IT-Systemen und der Betriebszeit für geschäftskritische Anwendungen erleichtert.

Obwohl sie oft mit Geschäftskontinuität (Business Continuity oder BC) in Verbindung gebracht wird, ist die Katastrophenwiederherstellung nur eine der Komponenten des BC-Programms. Ein BC-Programm umfasst mehrere Pläne zur Aufrechterhaltung der Betriebsabläufe vor, während und nach einem Ereignis. Das Ziel der Disaster Recovery ist, den Betrieb während eines Ereignisses so reibungslos wie möglich aufrechtzuerhalten und nach einer Unterbrechung mit minimaler Ausfallzeit wieder aufzunehmen.

Erstellung eines Wiederherstellungsplans

Ein effektiver Wiederherstellungsplan ist sorgfältig geplantes, durchdachtes, vorbereitetes und getestetes Dokument. Es enthält eine Übersicht und detaillierte Versionen von Richtlinien und Verfahren zur  Behebung einer Katastrophe,  wenn diese eintritt, zur Minimierung der Auswirkungen von Unterbrechungen und zur Gewährleistung der schnellstmöglichen Wiederaufnahme des Betriebs nach einer Ausfallzeit.

Die Entwicklung eines Wiederherstellungsplans zusammen mit dem BC-Gesamtplan ist eine wesentliche und effiziente Nutzung der Zeit und Ressourcen einer Organisation. Beide Aufgaben erfordern eine Bewertung der geschäftlichen Auswirkungen und Risikoanalysen. In den Analysen werden kritische Komponenten des Wiederherstellungsplans ermittelt, z. B. die IT-Wiederherstellungszeit und die Ziele der Wiederherstellungspunkte.

Neben der IT-Hardware, den Anwendungen und den digitalen Ressourcen muss ein Wiederherstellungsplan auch die physischen Einrichtungen und den Standort des Personals darin berücksichtigen. Der Plan sollte aufzeigen, was im Katastrophenfall geschützt werden muss, einschließlich der betroffenen Mitarbeiter, Vermögenswerte und Einrichtungen. Es muss auch festgelegt werden, welche Mitarbeiter für welche Verfahren zuständig sind, z. B:

• wann und wie Facility Manager den Betrieb aufrechterhalten oder abschalten
• welches IT-Personal die Backups wiederherstellt, nach welcher Ausfallzeit und wann die Wiederherstellung unbedingt erforderlich ist
• mit welchen Mitteln Menschen, Arbeitsabläufe und Hardware vor Gefahren geschützt werden
• wer dem Krisenmanagementteam angehört
• wer die Kommunikationslösung für die Wiederherstellung im Katastrophenfall/das Management kritischer Ereignisse leitet
• wer die Mitteilungen über die Medien genehmigt und wer sie übermittelt

Der Wiederherstellungsplan muss auch einen Notfallplan enthalten: Wie sieht der Plan B im Falle eines Ausfalls aus, wer führt das Personal durch den Plan B und wie wird die Schulung der Mitarbeiter durchgeführt? Ein Plan funktioniert letztendlich nur, wenn die Mitarbeiter ihn befolgen können.

Zu den weiteren Anforderungen an einen vollständigen Wiederherstellungsplan gehören Versicherungsinformationen für relevante Geschäftsfunktionen und Vermögenswerte, Beteiligte, die alle Notfallwiederherstellungsverfahren abzeichnen müssen, und ein Testplan.

Ein Plan ist nur eine Hypothese, bis die Krisenmanagementteams oder die zuständigen Mitglieder der Krisenmanagement- und Krisenreaktionsteams ihn getestet haben. Und das Testen ist keine einmalige Aufgabe; es sollte ein Testplan festgelegt und eingehalten werden. Das Testen des Wiederherstellungsplans ist der sicherste Weg, um Lücken, Bedürfnisse oder Fehler in den geplanten Verfahren zu erkennen. Das Testen von Wiederherstellungsplänen umfasst die Durchführung von Übungen unter Verwendung des Kommunikationssystems der Organisationen für Notfälle, Krisen und Katastrophen.

Wirksame Kommunikation im Katastrophenfall

Die Kommunikation während einer Katastrophe und die anschließenden Wiederherstellungsmaßnahmen sind ein Eckpfeiler des Plans. Es ist wichtig, Klarheit darüber zu haben, wer mit wem, wann, wie und was kommuniziert wird. Wirksame Kommunikation erfordert schnelle und flexible Wege und beruht auf Vertrauen. Das Versäumnis, klar und rechtzeitig zu kommunizieren, kann Folgen für die Sicherheit haben und je nach Art der Katastrophe auch den Ruf der Marke schädigen.

Für eine wirksame Kommunikation während und nach einer Katastrophe gelten die folgenden Grundsätze:

• Kommando und Kontrolle: Es muss klar sein, wer das Kommando hat und wer die Kontrolle ausübt.
• Konsistenz: Alle Abteilungen und Gruppen müssen dieselben Informationen und Gesprächsthemen übermitteln.
• Kooperation: Vorher festgelegte Gedanken, Prozesse und Praktiken sind für eine produktive Zusammenarbeit unerlässlich.
• Koordination: Die Nachrichtenübermittlung muss funktionsübergreifend koordiniert werden.
• Klare Kommunikation über optimale Kanäle: Alle Mitteilungen müssen eindeutig über die jeweiligen Kanäle verbreitet werden.

Die Kommunikation während und nach einer Katastrophe umfasst vorformulierte Benachrichtigungen und Warnungen, die per E-Mail oder SMS an die entsprechenden internen und/oder externen Adressaten gesendet werden, sowie Anweisungen, die über Lautsprecheranlagen oder Telefonanrufe übermittelt werden.

Diese Mitteilungen sollten Hinweise zur Sicherheit und auf Versammlungsorte enthalten und über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Einige Katastrophen erfordern externe Kommunikation. Zu den externen Parteien gehören Interessengruppen, Medien und Notfallkontakte.

Der optimale Ansatz für die Kommunikation im Katastrophenfall ist die Verwendung einer integrierten, einheitlichen Massenkommunikationsplattform. Eine solche Lösung konsolidiert die Kommunikation zu Crisis Management, Disaster Recovery und Business Continuity. Außerdem bietet es Echtzeit-Reaktionsmöglichkeiten und voreingestellte Regeln und Richtlinien. Massenkommunikationsplattformen mit fortschrittlichen Funktionen wie Everbridge verfügen über Lösungen zur Automatisierung von Ereignismanagementprozessen, um menschliche Fehler zu reduzieren (z. B. Fehler wegen zitternder Hände), die Belastung durch manuelle Aufgaben zu verringern und die Latenzzeit zwischen den Ereignisauslösern und der Ereignisreaktion des Unternehmens zu reduzieren.

Was sind die einzelnen Schritte bei der Wiederherstellung nach einer Katastrophe?

Da Krisenszenarien je nach Organisation unterschiedliche Auswirkungen haben, müssen die Komponenten eines Wiederherstellungsplans verschiedene Krisenszenarien berücksichtigen. Der Schlüssel liegt darin, die geeigneten Schritte zu dokumentieren, um Ihre Mitarbeiter zu schützen und die normalen Betriebsabläufe wieder aufzunehmen, bevor ein kritisches Ereignis Ihr Unternehmen beeinträchtigt. Wenn Sie mehr über die Überlegungen erfahren möchten, die bei der Entwicklung von Notfallplänen für die verschiedenen Arten von kritischen Ereignissen, auf die Unternehmen vorbereitet sein müssen, berücksichtigt werden müssen, lesen Sie bitte unseren begleitenden Beitrag „What to Account for in Planning for Disaster Recovery“ zu beachten ist.

Die Anzahl schwerer Unwetter hat sich nach einer Studie des Versicherungskonzerns MunichRe in Deutschland und Europa seit 1980 verdoppelt und weltweit sogar verdreifacht ­– die verursachten Schäden gehen in die Milliarden. Aktuellen Untersuchungen zufolge müssen wir uns wegen des Klimawandels auch in Zukunft auf mehr Wetterextreme einstellen.

Wie stark die Auswirkungen solcher Katastrophen sein können, zeigt die Schadensstatistik des vom Hochwasser im Juli 2021 besonders betroffenen Gebiets an der Ahr in Rheinland-Pfalz. Die Wassermassen haben 133 Personen getötet und zahlreiche Gebäude zerstört. Von den insgesamt 112 Brücken im Schadensgebiet können nur noch 35 genutzt werden.

Extremwetter sind jedoch nicht nur ein Thema für den Bevölkerungsschutz. Unternehmen sind ebenfalls davon betroffen. Dabei geht es nicht nur um direkte Auswirkungen, die hohe materielle Schäden verursachen können, sondern auch um die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitern. Bei besonders schwerwiegenden Unwettern können die Folgen sehr weitreichend sein. Als zum Beispiel 2011 extreme Überschwemmungen zahlreiche Fabriken in Thailand lahmlegten, schätzte die thailändische Zentralbank, dass die Unterbrechung der Versorgungskette die Wachstumsrate des thailändischen BIP um 76 Prozent verringerte. Das Ereignis hatte globale Folgen und sorgte nach Schätzungen des Büros der Vereinten Nationen für die Verringerung von Katastrophenrisiken für einen Rückgang der internationalen Industrieproduktion um 2,5 Prozent.

Auch die sommerlichen Hochwasser in Europa und China haben globale Auswirkungen. Berichten zufolge stiegen die Preise für Kleidung, Unterhaltungselektronik und Möbel. Dabei sind die Auswirkungen möglicherweise nicht nur von kurzer Dauer: Laut Experten könnten Verbraucher und Einzelhändler zur Weihnachtszeit noch immer Engpässe erleben.

Klimabedingte Risiken für die Wirtschaft erkennt auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und empfiehlt Unternehmen, sich auf derartige Ereignisse vorzubereiten, um Mitarbeiter und Firmenwerte vor den Auswirkungen von solchen Krisensituationen zu schützen. Angesichts der Zunahme extremer Wetterereignisse kommt es für Unternehmen dabei nicht nur darauf an, auf die Widerstandsfähigkeit ihrer Lieferketten zu achten, sondern auch auf die Flexibilität, mit der sie reagieren können. Firmen, die unvorhergesehene Umstände antizipieren, haben einen strategischen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Katastrophenmanagement beginnt mit einer Lagebeurteilung

Das Management einer Krise beginnt mit einer Lagebeurteilung: Um das Ausmaß eines Risikos einschätzen zu können, müssen Verantwortliche Bedrohungsdaten und kontextbezogene Informationen sammeln. Diese Daten, die aus zahlreichen Quellen stammen können, sind der Schlüssel zu einer fundierten Entscheidungsfindung.

Lokalisieren der wichtigsten Akteure

Anschließend müssen Verantwortliche die wichtigsten Akteure ermitteln und lokalisieren. Dazu gehören nicht nur Personen, die sich in Gefahr befinden könnten, sondern auch Mitarbeiter, die bei der Bewältigung des jeweiligen Ereignisses helfen können sowie alle relevanten Beteiligten.

Wichtig ist auch, dass Verantwortliche sämtliche Vermögenswerte des Unternehmens erfassen. Wo befindet sich das Inventar? Existieren irgendwelche Vorräte oder Anlagen in dem betroffenen Gebiet? Sind Firmenfahrzeuge auf dem Weg in ein Unwettergebiet?

Schnell und entschlossen handeln

Um die Auswirkungen einer Bedrohung zu mindern oder ganz zu verhindern, müssen Verantwortliche schnell und entschlossen handeln. Dieser Prozess optimiert und automatisiert die angemessene Reaktion auf einen Vorfall einschließlich Standardbetriebsverfahren, Eskalationsrichtlinien, Best Practices sowie die Aktivierung von Reaktionsteams und Notfallequipment.

Maßnahmen überprüfen

Jeder Katastropheneinsatz erzeugt wertvolle Daten, die Verantwortliche für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess des Risikomanagements nutzen können. Sie sollten diese Informationen analysieren, Schwachstellen ermitteln und die gewonnenen Erkenntnisse verwenden, um Problemfelder zu entdecken, auf die sie beim nächsten Notfall besser reagieren können.

CEM ist die Voraussetzung für effizientes Katastrophenmanagement

Unternehmen, die sich auf einen Katastrophenfall vorbereiten wollen, sollten nach integrierten Lösungen Ausschau halten, die sämtliche Phasen eines Notfalls abdecken. Eine solche Critical-Event-Management-Plattform bietet einen ganzheitlichen Blick auf das Geschehen, sodass Reaktionen schnell und koordiniert erfolgen können. Die CEM (Critical Event Management)-Software von Everbridge sendet beispielsweise Warnmeldungen, die Ersthelfern und Verantwortlichen von kritischen Ereignissen wertvolle Zeit geben, um Risiken einzuschätzen sowie gefährdete Teammitglieder und Anlagen zu identifizieren und zu lokalisieren.

Darüber hinaus erlaubt sie Aktionspläne, Arbeitsanweisungen und die Kommunikation zu automatisieren, sodass die Teams über Informationen und Daten verfügen, die sie für ein schnelles Handeln benötigen. Anschließend zeigen Analysen auf, wo und wann Engpässe die Reaktionen verzögert haben und wo Änderungen die Prozesse für den nächsten Einsatz verbessern können.

Wir verbinden Regierungen und reisende Bürger, wenn es am wichtigsten ist.

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