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Durante mucho tiempo, los viajes de negocios han sido esenciales para cualquier organización que quisiera triunfar en el ámbito nacional e internacional. No obstante, el impacto reciente de la COVID-19 trajo consigo cambios drásticos en el mundo de los viajes y aumentó los riesgos de los viajes de negocios. Parte del problema fueron, sin duda, las cancelaciones de vuelos, los cierres de fronteras y las posibles cuarentenas, pero hay más riesgos para los empleados que están de viaje de negocios de lo que parece a primera vista, lo que pone a las organizaciones en una posición aún más difícil de cara a garantizar el cumplimiento de su deber de cuidado.

Todos los empleadores están moral o legalmente obligados a cumplir con el deber de cuidado para con sus empleados, independientemente de la ubicación de estos. Este deber de cuidado exige que las decisiones que tomen los empleadores beneficien a la empresa preservando a la vez la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados, en la oficina, en casa o cuando estén de viaje de negocios. Determinar cuál es el deber de cuidado adecuado depende de varios factores, pero no proporcionarlo puede tener consecuencias catastróficas para las organizaciones. Por lo tanto, es primordial que las organizaciones no solo cumplan con su deber de cuidado, sino que apliquen sus normas también en el cambiante escenario de una crisis nacional o internacional.

Descargue el libro blanco sobre nuestro programa «Construir un programa exitoso para la gestión de riesgos en los viajes» elaborado por Anvil, una empresa de Everbridge.

El imprevisible mundo de los viajes

En medio de la inestabilidad actual, las empresas deben ser resilientes frente al riesgo en todas sus operaciones, incluidos los viajes de negocios. Desde 2020, los viajes aéreos han disminuido, se han cancelado miles de vuelos y cientos de aviones se han quedado en tierra. Aunque de nuevo empezamos a ver un aumento de los vuelos, los nacionales siguen siendo un 19 % menos que en enero de 2019 y los internacionales se mantienen en un 13 % menos en comparación con los niveles anteriores a la COVID.

Aunque el número total de viajes ha disminuido, quienes hacen viajes de negocios siguen afrontando riesgos. Además de las cancelaciones de vuelos, la pérdida de pasaportes, las cuarentenas y las exigencias de vacunación, que suponen amenazas para los viajeros de todo el mundo, también están en aumento los riesgos geopolíticos, operativos, cibernéticos, de seguridad y de terrorismo. A causa del aumento de los niveles de amenaza, el mundo de los viajes se ha transformado y hoy las organizaciones deben adaptarse o, de lo contrario, se arriesgan a afrontar demandas por negligencia.

Hasta ahora existían muy pocas directrices para la gestión de riesgos en los viajes, pero hoy las organizaciones tienen entre sus tareas ofrecer a los empleados un nivel normalizado de gestión de los riesgos en los viajes. La planificación previa a los viajes es hoy más importante que nunca, por lo que las organizaciones deben ser hiperconscientes de cuáles serán las ubicaciones de sus empleados durante el viaje, además de monitorizar el riesgo asociado con cada destino particular. La necesidad de garantizar la seguridad de los empleados que están de viaje de negocios en destinos nuevos, conocidos o de alto riesgo es un gran desafío que requiere nuevos enfoques del deber de cuidado y de la gestión de riesgos del personal.

¿Qué significa que haya mayores amenazas para la seguridad de los viajes de negocios?

Traveling Employee

En los últimos dos años, el número de incidentes mundiales graves se ha triplicado. Han aumentado los ataques terroristas, los disturbios sociales, los desastres naturales, los accidentes aéreos y ferroviarios mortales y las interrupciones por clima extremo, por lo que a las empresas les resulta más difícil que nunca mantener la seguridad de los empleados que están de viaje de negocios.

En la era pos-COVID, tal vez la mayor amenaza para los viajeros sea la proliferación de estados fallidos, frágiles y vulnerables a consecuencia de la pandemia de COVID-19, lo que ha aumentado los riesgos de seguridad de los viajeros. En el momento en que las brechas de seguridad se convierten en auténticos abismos, los viajeros también deben afrontar un aumento de las amenazas relacionadas con el terrorismo. Ha aumentado el número de individuos radicalizados en línea y se han producido momentos de máxima tensión social, lo que ha puesto en peligro a los viajeros a destinos que antes eran conocidos y seguros.

Además de la exacerbación de estas amenazas tradicionales, una nueva serie de desafíos comerciales han surgido a partir de la pandemia de COVID-19. A saber: «los malos» están aprovechando la confusión reinante por las nuevas restricciones de viaje para explotar y apuntar a las empresas y a los empleados que están de viaje de negocios. Por ejemplo, la venta de carnés de vacunación y pruebas negativas en el mercado negro. A medida que aumenta el número de países que exigen pruebas de vacunación, ha aumentado la demanda de falsificaciones de carnés de vacunación y pruebas negativas. Quienes usan falsificaciones de carnés de vacunación y pruebas negativas pueden poner en peligro a los viajeros de negocios valiosos y que respetan las normas, ya que se arriesgan a sufrir daños o a quedarse bloqueados en cualquier lugar por su exposición a la COVID-19. Ha aumentado asimismo la demanda de datos de los viajeros para hacer frente a las amenazas, lo que ha provocado un aumento de los ciberataques, con el consiguiente riesgo de que empresas y viajeros sufran más robos de información.

Garantizar el deber de cuidado: mantenga a salvo a los empleados que están de viaje de negocios

Toda empresa tiene un deber de cuidado para con sus empleados. El deber de cuidado es la obligación legal y moral de la empresa de proteger a los empleados frente a riesgos o daños. Las organizaciones deben tomar todas las medidas necesarias para promover la seguridad y el bienestar de sus empleados, incluidos los que viajan por negocios.

Las organizaciones pueden mantener seguros a los empleados de muchas formas, y el deber de cuidado actúa como un término general que abarca varias formas de gestión de riesgos del personal. No obstante, las organizaciones que quieran garantizar el deber de cuidado en el caso de empleados que están de viaje de negocios se darán cuenta de que protegerlos es algo muy diferente. En la sede de la empresa, los empleadores pueden proteger a sus empleados frente a posibles daños mediante controles de seguridad, tarjetas de acceso, medidas de saneamiento, promoción de un entorno de trabajo saludable, etc.; pero los empleados que están de viaje de negocios se exponen a más amenazas que sus compañeros de la oficina.

Una característica esencial para tener una sólida estrategia de gestión de riesgos para las personas y de gestión de riesgos en los viajes es la capacidad de localizar, evaluar y contactar con un empleado en cuanto su seguridad se vea comprometida. Pero los empleados que están de viaje de negocios se desplazan a destinos tanto conocidos como desconocidos, tanto seguros como peligrosos, y lejos de la ubicación del empleador (a menudo incluso en zonas horarias distintas a las de la sede central), por lo que puede resultar difícil localizar, evaluar o contactar con el viajero que está en riesgo. Para proteger a los viajeros vulnerables, los empleadores tienen la obligación legal y moral de garantizar que tengan la información y las herramientas necesarias para no sufrir daños, independientemente de la hora o el lugar.

Combatir las amenazas a los empleados que están de viaje de negocios mediante una buena gestión de riesgos en los viajes

Tanto para una estrategia de gestión de riesgos en los viajes como para una de gestión de riesgos del personal, es esencial disponer de la tecnología adecuada, capaz de promover y garantizar la seguridad del viajero. Mediante una plataforma de gestión de riesgos en los viajes (TRM), las organizaciones pueden proteger a los empleados que estén viaje, independientemente de la hora o la ubicación.

No es recomendable en este caso la «talla única»: la solución TRM debe personalizarse para cada empresa. Anvil, una empresa de Everbridge, analiza las organizaciones en función de su perfil de riesgo específico, lo que permite una innovación constante tanto en la estrategia de gestión de riesgos en los viajes como en la estrategia más amplia de gestión de riesgos del personal.

Si disponen de una buena solución de TRM, las organizaciones pueden obtener una visión completa de los viajes de negocios y de cualquier posible riesgo para los viajeros, lo que les permite anticipar eventos críticos y responder a ellos antes, durante y después de que ocurran. Tanto si el evento que afecta a los empleados que están de viaje de negocios es leve como si es grave, la solución de TRM da a las organizaciones la información y las herramientas necesarias para sobrevivir y prosperar en un mundo plagado de amenazas para este tipo de viajeros.

Por ejemplo, gracias a la capacidad de visualizar ubicaciones y destinos actuales o futuros de los viajeros en función de la información más reciente sobre vuelos, transporte por tierra e itinerarios de hotel, una solución de TRM permitiría que las organizaciones visualicen y monitoricen sobre la marcha el grado de riesgo de los empleados que están de viaje de negocios. Cuando aparezca una amenaza, los viajeros podrán usar la solución TRM para informar sobre la amenaza, lo que pondría en marcha una respuesta ágil por parte de la organización, mediante monitorización centralizada de riesgos, automatización, personalización y comunicación bidireccional. Al integrar la TRM en las estrategias de gestión de riesgos del personal, las organizaciones pueden estar tranquilas sabiendo que los empleados que están de viaje de negocios están a salvo gracias a alertas adecuadas, mayor grado de cumplimiento, asistencia ininterrumpida y capacidad de respuesta rápida ante un evento crítico, cuando cada segundo cuenta.

Para saber cómo proteger mejor a sus empleados que están de viaje de negocios frente a las crecientes amenazas, lea nuestro libro blanco «Una gestión de riesgos en los viajes exitosa»* o vea nuestro webinar «La gestión de riesgos del personal y el camino a la resiliencia operativa ágil».

Los sistemas de notificaciones en masa son una forma de enviar notificaciones a individuos o grupos utilizando listas, ubicaciones e inteligencia visual con vistas a mantener a su personal a salvo en cualquier lugar del mundo en que se encuentren. Si bien es cierto que las soluciones de notificación de emergencias más tradicionales, como las sirenas y las transmisiones de radio, funcionaron bien en un momento dado, dejan de ser efectivas cuando se trata de responder a las exigencias de la fuerza laboral móvil y remota moderna. Y cuando se produzca un evento crítico, ya va a tener suficientes preocupaciones. Le interesa asegurarse de que sus comunicaciones de emergencia sean efectivas a la hora de hacer llegar el mensaje correcto a las personas adecuadas en el momento oportuno. Pero ¿cómo saber que su solución particular tiene todo lo que necesita para cumplir esa misión?

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Aspectos básicos de las notificaciones en masa

Es importante que los usuarios de todos los niveles puedan enviar rápida y fácilmente comunicaciones de emergencia para que todos estén informados antes, durante y después de que se produzcan eventos críticos. Sin un  sistema de notificaciones en masa integral y fácil de usar,  los eventos críticos pueden afectar gravemente a la productividad y los ingresos, frenando la producción, impidiendo las llamadas del equipo, retrasando las respuestas a problemas urgentes y ralentizando la llegada a los afectados.

 

Mensaje: recibido

Puede sonar sencillo, pero durante un evento crítico las notificaciones de emergencia pueden suponer un esfuerzo mayúsculo. He aquí algunos factores que servirán para robustecer su sistema de notificaciones en masa:

  • Tener como objetivo al individuo y no al dispositivo
  • Escalar para garantizar que la notificación llegue a la siguiente persona o grupo
  • Difundir el aviso a prácticamente cualquier dispositivo de comunicación, incluidas alertas de escritorio
  • Configurar plantillas con contactos y mensajes predeterminados
  • Proteger la capacidad de infraestructura con control de llamadas flexible
  • Publicar automáticamente en sitios web, sistemas internos y redes sociales

Un sistema de notificaciones en masa debe ser accesible desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier lugar. El teletrabajo es cada vez más frecuente en el mundo de hoy en día, por lo que ahora es más importante que nunca ser capaz de iniciar sesión rápidamente y enviar un mensaje a través de un dispositivo móvil. Y aquellos que podrían estar en el escenario o en el área donde se esté desarrollando el evento crítico deben tener la capacidad de enviar y recibir mensajes desde cualquier lugar cuando se dé la voz de alarma, ayudando con los esfuerzos de respuesta al proporcionar actualizaciones de estado y comentarios de gran valor.

Cuando algo sucede, las organizaciones no deberían tener que perder el tiempo husmeando a través de múltiples herramientas de software y consolidando respuestas manuales. La comunicación debe ser rápida, sencilla y específica a través de un sistema de comunicaciones de emergencia moderno y específico.

Shot of a group of business people with protective face masks having a meeting in board room. Businessman walking in blurred motion around his colleagues. Group of entrepreneurs wearing masks and sitting at a distance in the office. Business people wearing masks in the office for safety during pandemic situation. Corporate business team on meeting in the office during Coronavirus/COVID-19 pandemic. The view is through glass.


Aumente el valor de sus mensajes

Los modos de comunicar los mensajes no hacen más que evolucionar. Ello hace imprescindible sentarse a considerar todas las posibilidades. Las notificaciones automáticas, por voz y por SMS son solo algunos ejemplos de los tipos de comunicaciones que conviene buscar en sus sistemas de comunicación masiva.

No solo eso, sino que su sistema debe proporcionar comunicación bidireccional para que, una vez que su destinatario haya recibido la información, este pueda confirmar, solicitar más información o proporcionar información adicional. A medida que los eventos siguen su curso, puede resultar muy útil tener actualizaciones bidireccionales para seguir dando instrucciones. En el caso de comunicaciones de emergencia, los mensajes deben requerir confirmación y respuesta, como “«¿Necesita ayuda?»”, “«Pulse 1 para Sí, pulse 2 para No»”. Esta funcionalidad puede ayudar a su departamento a saber quién necesita asistencia de forma rápida y fácil.

Y no nos olvidemos de las redes sociales: su sistema de comunicación de emergencia debe poder publicar mensajes directamente en las cuentas de Facebook y Twitter de su departamento u organización para ahorrar tiempo y ampliar el alcance de su mensaje.

 

Reduzca el error humano

Durante un evento crítico, interesa minimizar las oportunidades de que se produzcan errores como la falta de información, el envío del mensaje equivocado o el que no se envíe ningún mensaje en absoluto. ¿La clave para hacer eso? Utilizar un sistema de notificaciones en masa que le proporcione las herramientas necesarias para crear y ejecutar planes sólidos. Busque un sistema de comunicaciones de emergencia que se automatice para reducir el error:

• Separando planes por ubicación, departamento o instalación
• Automatizando los destinatarios y el contenido en función de la ubicación, la gravedad y el tipo de mensaje
• Detectando errores de forma temprana con las indicaciones del usuario para los detalles críticos requeridos
• Aprovechando los permisos de usuario granulares para evitar que los usuarios realicen cambios

Male and female IT engineers checking servers in server room with help of tablet.

…pero asegúrese de que cualquier persona pueda usarlo

Sabemos que la facilidad de uso es importante porque los altos niveles de estrés pueden reducir las capacidades cognitivas de una persona durante una crisis, y un sistema que parecía fácil de usar durante un simulacro puede parecer demasiado complejo cuando una persona está bajo presión durante una emergencia.

Está claro que cada proveedor afirmará que su solución es fácil de usar, pero algunos siempre superarán a la competencia. Entonces, ¿cómo saber cuál es la más fácil de usar? Le interesa un sistema de notificaciones en masa que permita a sus usuarios:

• Gestionar la configuración, los límites y los valores predeterminados a través de un administrador fácil de usar
• Importar y organizar los datos de contacto de una manera que resulte significativa para su organización
• Definir controles de acceso basados en roles para gestionar usuarios y contactos por separado
• Personalizar los portales para permitir que los contactos actualicen y administren sus cuentas

Puede medir la facilidad de uso aprovechando una serie de criterios estándar. Si bien todos los sistemas pueden llevar la facilidad de uso por bandera, algunos serán más llamativos y estarán más orientados hacia un usuario con elevados conocimientos técnicos. En una demostración de productos algo así puede quedar genial, pero al final, lo que interesa es algo simple donde el usuario no tenga que preocuparse por si se pierde entre los menús para mantener la seguridad y la tranquilidad de todos cuando se produce un evento crítico.

 

Una solución para hoy y mañana

Lo que interesa, a fin de cuentas, es un sistema de notificaciones en masa que simplemente funcione no solo para nuestro mundo actual, sino también en el futuro. No puede equivocarse trabajando con un líder referente en el sector con una experiencia ampliamente demostrada en gestión de eventos críticos. Y un proveedor de prestigio no solo reacciona a los avances del sector, sino que lo moldea y le da forma con un pensamiento progresista, soluciones innovadoras y participación en eventos y foros comunitarios interactivos.
Si quiere tener la opción de aprovechar sus capacidades de notificaciones en masa en el futuro, necesitará un proveedor que ofrezca más que un solo producto sin formas adicionales de ampliar la funcionalidad. De esta manera, solo tendrá que acceder a una aplicación, sin los costes extra y los quebraderos de cabeza que supone el integrar varias soluciones. Incluso si un sistema de notificaciones en masa satisface sus necesidades ahora, es bueno tener opciones si estas necesidades se amplían con el tiempo.
Puede ser difícil tratar de averiguar qué es importante cuando se busca un gran sistema de notificaciones en masa. Para obtener más información, asegúrese de 
ver la Guía del comprador de Mass Notification para obtener información adicional.

 

 

 

Las organizaciones con un alcance global suelen necesitar que los empleados viajen tanto cerca como lejos. Ahora más que nunca, las empresas tienen el deber de velar por la seguridad, el bienestar y la protección de su personal, independientemente del destino al que acudan. Para garantizar la seguridad de los empleados que están de viaje de negocios, las organizaciones deben preparar a sus empleados ante posibles riesgos y mantenerlos informados durante todo el viaje, brindándoles más asistencia y atención si es necesario.

La importancia de una solución de gestión de riesgos en los viajes (TRM) exitosa

Los riesgos de viajar evolucionan constantemente, por lo que mantener la seguridad de los viajeros resulta cada vez más complicado. Ahora, para ser una organización verdaderamente resiliente y cumplir los estándares de deber de cuidado, las empresas deben contar con una solución de gestión de riesgos en los viajes capaz de lograr una visión holística de los posibles riesgos para los viajeros a la vez que se adaptan a las circunstancias cambiantes.

Los principales componentes de una solución de gestión de riesgos en los viajes exitosa

Una solución de TRM de éxito debe tener en cuenta tres componentes principales: antes del viaje, el viaje en sí y después del viaje. Sin cualquiera de esos componentes, la seguridad de los viajeros de negocios puede verse comprometida, lo que puede dar lugar a posibles litigios y multas por incumplimiento.

Antes del viaje

Los trabajos preliminares para cualquier solución TRM de éxito comienzan en el nivel previo al viaje. Las organizaciones deben confirmar que se han implementado las políticas y los procedimientos adecuados antes de comenzar a viajar. Una vez confirmados, las organizaciones deben asegurarse de disponer de datos claros y precisos en tiempo real de los riesgos de viaje actuales o potenciales y un plan para hacerles frente si se desarrollan.

Durante el viaje

Durante el viaje, las organizaciones deben tener la capacidad de localizar, comunicar y prestar apoyo a los viajeros de negocios en caso de que surjan o se desarrollen posibles riesgos. La implementación con éxito de una estrategia de gestión de riesgos antes del viaje es clave para el éxito durante el viaje en sí. Y es en este nivel donde la destreza técnica de una solución de TRM puede significar la diferencia entre la vida y la muerte.

Después del viaje

Y el trabajo no termina una vez que se vuelve de un viaje. Una solución de TRM exitosa debe medir las áreas de éxito y mejora, para así permitir que las organizaciones se adapten a las amenazas actuales o en desarrollo y escalen según sea necesario. Con los datos posteriores al viaje, las organizaciones pueden cuantificar mejor lo que está funcionando al tiempo que mantienen los niveles de cumplimiento.

«Hoy día nos encontramos con una nueva realidad, las plantillas híbridas. Si a ello le unimos el auge de los viajes de negocios, las funciones y los servicios avanzados de gestión de riesgos en los viajes, disponibles ahora a través de Everbridge, cobran mayor importancia si cabe a la hora de cumplir con el deber de cuidado y desarrollar la resiliencia empresarial», afirmó Julie Deppe, responsable de gestión de productos de Everbridge. «Los clientes buscan un único panel de control para ver y gestionar eventos críticos, notificaciones en masa y servicios de asistencia y riesgos en los viajes. Everbridge aborda de forma única esta necesidad apremiante del cliente».

Everbridge para la gestión de riesgos en los viajes

Everbridge aumenta su compromiso de ayudar a las organizaciones a cumplir con su deber de cuidado al mejorar la resiliencia de la empresa. No hay mejor modo de demostrar la materialización de este compromiso que con la nueva (y completa) integración de la  solución de gestión de riesgos en los viajes (TRM) y la la gestión de eventos críticos (CEM).

Al combinar TRM y CEM en una única solución SaaS, Everbridge ayuda a empresas y a organizaciones gubernamentales y sanitarias a mejorar la funcionalidad al aumentar la unificación de datos de viajes, avisos previos al viaje, alertas automatizadas granulares de viajeros y localización dinámica. Estas capacidades, combinadas con la asistencia médica y de seguridad global a través de un centro de respuesta 24/7, ayudan a las organizaciones a crear nuevos estándares que cumplen o superan la guía ISO 31030 publicada recientemente.

Contacte con nosotros para obtener más información sobre cómo Everbridge puede ayudar a su organización a pulir sus procedimientos de gestión de riesgos en los viajes.

Durante los últimos años, las organizaciones no han tenido más remedio que adaptarse de manera continua, sobre todo cuando se trata de proteger a sus empleados que están de viaje de negocios. Cuando la vida era más sencilla, a lo máximo que ascendían las preocupaciones de las empresas era, si acaso, a la pérdida o caducidad de pasaportes, a algún incidente raro de intoxicación alimentaria en las aerolíneas, a retrasos por inclemencias meteorológicas y a turbulencias. Hoy en día, el aumento de las cancelaciones de vuelos, la reducción del personal de las aerolíneas, el cierre de fronteras, las pruebas de vacunas y las posibles cuarentenas han puesto de relieve lo importante que es para las organizaciones proteger a los empleados que viajan. Anvil, una empresa de Everbridge, lleva más de 30 años ayudando a las organizaciones a proteger a sus empleados que están de viaje de negocios. Como líderes en la gestión de riesgos en los viajes (TRM, por sus siglas en inglés) y expertos en soluciones de gestión de riesgos en los viajes, consideran que sigue habiendo una cuestión candente: ¿Cómo pueden las organizaciones proteger y prestar un mejor servicio a sus empleados en un mundo cada vez más impredecible? Si bien cada empresa es única, es esencial comenzar por un enfoque universal para la gestión de riesgos en los viajes.

¿Qué es la norma ISO 31030?

La Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización y trabaja para normalizar numerosos temas en organizaciones internacionales, gubernamentales y no gubernamentales. El universo de la gestión de riesgos en los viajes (TRM) ha cambiado drásticamente durante los últimos años y  los viajeros de negocios cada vez se enfrentan a mayores amenazas,Por ese motivo, la ISO ha publicado el documento ISO 31030:2021 (en) Travel risk management – Guidance for organizations (ISO 31030:2021 (en) Gestión de riesgos en los viajes: guía para las organizaciones).

El documento ISO 31030 deriva de la norma de gestión de riesgos ISO 31000 y, por su diseño, proporciona a las organizaciones la orientación necesaria para gestionar y participar en los viajes de la organización. Antes de la creación de la norma ISO 31030, no existían directrices universales para la gestión de riesgos en los viajes (TRM). Las organizaciones tenían que aplicar su mejor criterio al implementar las políticas y procedimientos de seguridad en los viajes, lo que generaba lagunas en los esfuerzos más amplios de gestión del riesgo de las personas.

De acuerdo con la norma ISO, para que las organizaciones generen de manera eficaz una estrategia de gestión de riesgos en los viajes, deben ser capaces de anticipar y evaluar el potencial de amenazas, al tiempo que desarrollan tratamientos y comunicaciones con los empleados para los riesgos identificados. La norma ISO 31030 cubre todos los aspectos de los viajes corporativos y su redacción permite aplicarla a diversos contextos organizacionales, requisitos de viaje y apetitos de riesgo al proporcionar orientación a quienes buscan crear o mejorar su estrategia de TRM al tiempo que garantiza la seguridad de los empleados que están de viaje de negocios.

La estandarización de TRM por parte de la ISO se aplica a cualquier organización, independientemente del sector o tamaño, e incluye orientación para todos los niveles de viajes corporativos, por ejemplo:

• Planificación de autorizaciones
• Política
• Evaluación de los viajeros
• Transporte
• Destino
• Alojamiento
• Y más

Al aplicar esta nueva norma, las empresas y sus empleados que están de viaje de negocios pueden comenzar a experimentar varios beneficios.

Traveler Location

Beneficios de la norma ISO 31030 para las organizaciones

El deber de cuidado es la responsabilidad de una organización de proteger la salud, la seguridad y el bienestar de los empleados durante el desarrollo de la actividad comercial oficial en el lugar de trabajo o fuera de él. Y, como hay empleados que viajan por todo el mundo, las organizaciones deben cumplir con sus obligaciones de deber de cuidado en múltiples jurisdicciones y considerar los riesgos adicionales que acechan a los viajeros de negocios. Si no se evalúan con precisión estos riesgos, pueden tomarse medidas legales contra la corporación.

Al estandarizar la gestión de riesgos en los viajes para las organizaciones, la ISO ayuda a crear y promover una cultura en la que los riesgos relacionados con los viajes se reconocen formalmente, se dotan de los recursos adecuados y se gestionan con eficacia. La incorporación de las normas ISO 31030 beneficia la estrategia más amplia de gestión de riesgos de personal de su organización al:

• Proteger al personal, los datos, la propiedad intelectual y los activos.
• Reducir la exposición legal y financiera.
• Hacer posible la actividad comercial en ubicaciones de alto riesgo.
• Mejorar la reputación y la credibilidad de la organización, lo que repercute positivamente sobre la competitividad, la rotación del personal y la adquisición de talento.
• Mejorar la confianza de los trabajadores en las disposiciones de salud, seguridad y protección relacionadas con los viajes.
• Contribuir a la capacidad de continuidad del negocio y la resiliencia de la organización.
• Demostrar la capacidad de la organización para controlar sus riesgos relacionados con los viajes de manera eficaz y eficiente, posiblemente reduciendo las primas de los seguros.
• Asegurar socios comerciales, con bancos e inversores que posiblemente sean más propensos a financiar negocios.
• Permitir que la organización cumpla con las expectativas de los clientes en términos de seguridad y estabilidad de su cadena de suministro.
• Aumentar la productividad general.
• Contribuir al logro de los objetivos de desarrollo sostenible fortaleciendo la dimensión social de la sostenibilidad.

Incluso con estos beneficios, redefinir las políticas de gestión de riesgos en los viajes puede resultar todo un reto. Por suerte, algunas cosas pueden ayudar a que el cumplimiento de la norma ISO 31030 y la seguridad de los viajeros de negocios sean más manejables cuando se aplican a una estrategia más amplia de gestión de riesgos de las personas.

Redefinir las políticas de gestión de riesgos en los viajes de acuerdo con la norma ISO 31030

Cuando se trata de empleados que viajan, cumplir con las responsabilidades del deber de cuidado tiene el potencial de incorporar a toda la organización. Sin embargo, las decisiones sobre la administración de la política de riesgos en los viajes pueden relegarse a unos cuantos líderes funcionales seleccionados. Para garantizar una gestión eficaz de los riesgos en los viajes, las organizaciones pueden distribuir la propiedad de las funciones de TRM por toda la organización.

Por ejemplo, los gestores de viajes deben personalizar los parámetros de viaje dentro de su sistema para armonizarlos con sus políticas de viaje corporativas, como las calificaciones de riesgo de los destinos y países. Si un ajuste del itinerario se sale de los parámetros especificados, el sistema de TRM debe configurarse para enviar alertas al viajero, al gestor de viajes y al gestor regional responsable de la seguridad del viajero de negocios.

Everbridge ayuda a las empresas a gestionar los riesgos en los viajes y a cumplir con la norma ISO 31030

En resumen, con la expansión de las responsabilidades y  los riesgos del deber de cuidado para los viajeros de negocios en aumento, las empresas deben encontrar nuevas formas de aliviar la ansiedad por los viajes de negocios mientras mantienen la seguridad de los empleados que viajan. Si adopta e integra en su organización la guía estandarizada sobre TRM proporcionada por la ISO, establece unas expectativas claras y la propiedad de las diferentes funciones de TRM, y aplica un espectro completo de protección al viajero a través de la aplicación de la tecnología de TRM, su organización puede obtener varios beneficios, como una mayor seguridad y protección de los empleados, así como un mejor cumplimiento general de las normativas sobre viajes, sometidas a un cambio continuo.

Anvil lleva más de 30 años brindando orientación y apoyo para la gestión de riesgos en los viajes a organizaciones gubernamentales y no gubernamentales de todo el mundo. Ahora una empresa de Everbridge, en Anvil y Everbridge nos esforzamos por mejorar la visibilidad del riesgo y la conciencia situacional con alertas de incidentes en tiempo real, actualizaciones e información de seguridad global a fin de preparar a los empleados para que viajen a salvo.
Al combinar la inteligencia de riesgos global con los datos de ubicación de los empleados y las comunicaciones multimodales, Everbridge y Anvil ayudan a proteger a los empleados que viajan al tiempo que fortalecen el deber de cuidado, manteniendo a los viajeros de negocios a salvo dondequiera que vayan según la nueva norma ISO 31030.

Si desea obtener información sobre cómo Everbridge puede ayudar a su organización a cumplir con las expectativas en evolución de la gestión de riesgos en los viajes según la norma ISO 31030, descargue  «Una gestión de riesgos en los viajes exitosa: proteja a su personal y logre la resiliencia de la organización» ”o vea este webinar a demanda, «Gestión de riesgos del personal y cómo conseguir una resiliencia operativa ágil».

Después de una crisis, un desastre natural o provocado por el hombre, o cualquier otro tipo de emergencia, las organizaciones tienen que reanudar sus operaciones cotidianas con la mayor rapidez y fluidez posible.

La capacidad de una organización para recuperarse de un desastre requiere una planificación cuidadosa, procesos comprobables y la tecnología adecuada. Según un estudio de Ponemon Institute, el coste promedio del tiempo de inactividad de los centros de datos es de casi 9000 $ por minuto. Un estudio realizado por Gartner estimó el coste del tiempo de inactividad de la red en una cifra más modesta, de unos 5600 $ por minuto. Sea cual sea la cifra real, si hay algo claro es que el tiempo realmente es oro, por lo que las organizaciones deben ser proactivas y tenerlo todo preparado para recuperarse con éxito en caso de desastre.

¿Qué es la recuperación ante desastres?

La recuperación ante desastres es el proceso de restauración de las operaciones comerciales después de una interrupción. La recuperación ante desastres comprende un conjunto de políticas o procedimientos concebidos para garantizar una comunicación eficaz durante el evento y facilitar el retorno a las operaciones normales, la recuperación de los sistemas de tecnología de la información y el restablecimiento del tiempo de actividad de las aplicaciones esenciales para la misión.

Aunque suele combinarse con la continuidad del negocio (BC, por sus siglas en inglés), la recuperación ante desastres difiere en que es un componente del programa de BC. Un programa de BC abarca múltiples planes para mantener las operaciones comerciales antes, durante y después de un evento. El objetivo de la recuperación ante desastres es mantener las operaciones funcionando lo mejor posible mientras se produce un evento y reanudarlas con un tiempo de inactividad mínimo después de que se produzca una interrupción.

Cómo crear un plan de recuperación ante desastres

Un plan eficaz de recuperación ante desastres es un documento que requiere una planificación, una preparación y una prueba meticulosas y detalladas. Contiene una descripción general y las versiones detalladas de las políticas y los procedimientos para remediar un desastre a medida que transcurre, minimizar el impacto de las interrupciones y garantizar que las operaciones se reanuden lo antes posible después del tiempo de inactividad.

Desarrollar un plan de recuperación ante desastres al mismo tiempo que el  plan general de BC supone emplear el tiempo y los recursos de una organización de manera esencial y eficiente. Ambas tareas requieren una evaluación del impacto en el negocio y análisis de riesgos. Los análisis identificarán los componentes críticos del plan de recuperación ante desastres, como el tiempo de recuperación de TI y los objetivos del punto de recuperación.

Más allá del hardware, las aplicaciones y los activos digitales de TI, un plan de recuperación ante desastres debe incluir las instalaciones físicas y la ubicación del personal dentro de las instalaciones. El plan debe identificar lo que debe protegerse durante un desastre, incluido el personal, los activos y las instalaciones afectados. También debe especificar qué recursos serán responsables de qué procedimientos, por ejemplo:

  • Cuándo y cómo mantendrán los gerentes de las instalaciones las operaciones en línea o las cerrarán
  • Qué personal de TI restaurará las copias de seguridad, después de cuánto tiempo de inactividad las restaurarán y cuándo resulta esencial restaurarlas
  • Qué recursos protegerán a las personas, las operaciones y el hardware del peligro
  • Quién integra el equipo de gestión de crisis
  • Quién está a cargo de la recuperación ante desastres / gestión de eventos críticos
  • Quién aprueba y quién entrega las comunicaciones a través de los medios de comunicación

El plan de recuperación ante desastres también debe contener un plan de contingencia: ¿Cuál es el plan B en caso de interrupción? ¿Quién guiará al personal a través del plan B y cómo se formará a los empleados? Después de todo, un plan solo funciona si la plantilla puede seguirlo.

Hay más requisitos para un plan completo de recuperación ante desastres. Entre ellos se incluyen información sobre los seguros disponibles para los cargos y los activos comerciales relevantes, las partes interesadas que deberán firmar todos los procedimientos de recuperación ante desastres y un programa de pruebas.

Cualquier plan se queda en mera hipótesis hasta que los equipos de gestión de crisis o los miembros apropiados de los equipos de gestión de crisis y respuesta a incidentes lo hayan probado. Y las pruebas no son una tarea única; conviene definir y cumplir todo un programa de pruebas. Probar el plan de recuperación ante desastres es la forma más segura de identificar brechas, necesidades o errores en los procedimientos planificados. Las pruebas del plan de recuperación ante desastres incluyen la realización de simulacros utilizando el sistema de comunicación de la organización para emergencias, crisis y desastres.

Comunicación eficaz de recuperación ante desastres

La comunicación durante un desastre y los esfuerzos de recuperación posteriores constituyen la piedra angular del plan. Es esencial que quede meridianamente claro quién habla con quién, cuándo, cómo y qué se comunica. La comunicación eficaz exige vías rápidas y flexibles y se basa en la confianza. La falta de comunicación clara y oportuna puede tener consecuencias para la seguridad y, dependiendo de la naturaleza del desastre, también puede conllevar daños para la reputación de la marca.

Las comunicaciones eficaces durante y después de un desastre se rigen por los siguientes principios:

• Mando y control: la claridad sobre quién está al mando y quién tiene el control resulta esencial.
• Coherencia: cada departamento y grupo debe comunicar la misma información y los datos fundamentales según un guion.
• Colaboración: los pensamientos, procesos y prácticas preidentificados resultan esenciales para la colaboración productiva.
• Coordinación: debe coordinarse la mensajería entre los distintos cargos.
• Comunicación clara a través de canales óptimos: todas las comunicaciones deben compartirse claramente a través de los canales correspondientes.

Las comunicaciones durante y después de un desastre incluyen notificaciones y alertas escritas previamente y que se entregan a la audiencia interna o externa apropiada por correo electrónico o mensaje de texto, e instrucciones que se comparten a través de sistemas de megafonía o llamadas telefónicas. Estas comunicaciones deben incluir mensajes sobre seguridad, lugares de reunión y actualizaciones de estado. Algunos desastres requerirán comunicaciones externas. Las partes externas abarcan a las partes interesadas, los medios de comunicación y los contactos de emergencia.

El enfoque óptimo de la comunicación para la recuperación ante desastres consiste en utilizar una plataforma de comunicación de masas integrada y unificada. Dicha solución consolida las comunicaciones de gestión de crisis, recuperación ante desastres y continuidad del negocio. También proporciona capacidades de respuesta en tiempo real y reglas y políticas preestablecidas. Las plataformas de comunicación masiva con capacidades avanzadas como Everbridge tienen soluciones para automatizar los procesos de gestión de eventos a fin de reducir los errores humanos (como los errores causados por el síndrome del dedo tembloroso), disminuir la carga de las tareas manuales y reducir la latencia entre los desencadenantes de eventos y la respuesta de eventos de la empresa.

¿Cuáles son los pasos en un esfuerzo de recuperación ante desastres?

Dado que los escenarios de crisis repercuten de manera distinta sobre las organizaciones, los componentes de un plan de recuperación ante desastres de éxito deben tener en cuenta varios escenarios de crisis. La clave es documentar los pasos apropiados para mantener al personal protegido y reanudar las operaciones comerciales normales antes de que un evento crítico afecte negativamente a su organización. Para conocer las consideraciones implicadas en el desarrollo de planes de recuperación ante desastres que aborden los diferentes tipos de eventos críticos que las organizaciones deben estar preparadas para afrontar, lea nuestro post complementario,: Qué tener en cuenta en la planificación para la recuperación ante desastres.

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