Conseils pour la communication en situation de crise

Adaptez le message au support

Il existe six outils couramment utilisés pour les communications d’urgence.  Ils ont chacun une utilité différente :

1.     Alertes sans fil, impliquant généralement une alarme sonore
2.     Appels téléphoniques vers les lignes fixes à domicile
3.     Appels téléphoniques vers les téléphones mobiles
4.     SMS (textos)
5.     E-mails
6.     Site web

Alertes sans fil

Les alertes sans fil sont très perturbatrices et doivent être utilisées uniquement quand il faut transmettre des informations critiques, concernant par exemple la nécessité de se mettre à l’abri ou d’évacuer une zone. Une utilisation excessive des alertes sans fil peut aboutir à une lassitude à l’égard des messages, qui se traduit par la déconnexion des destinataires.

Appels téléphoniques

Les appels téléphoniques et les SMS sont parmi les formes de communication les plus fiables. Ils doivent être utilisés pour les alertes un peu moins urgentes, mais qui nécessitent tout de même une action, comme le besoin de s’abriter ou de se faire tester. Une fois encore, prenez garde à l’effet de lassitude.

E-mails

Les e-mails offrent un bon moyen de diffuser des mises à jour régulières, par exemple sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Ils doivent être utilisés pour les communications moins urgentes qui peuvent nécessiter des informations complémentaires telles que des liens ou des images. Précisez la fréquence à laquelle les destinataires peuvent s’attendre à recevoir des e-mails afin qu’ils les attendent avec impatience au lieu de le négliger.

Site web

Le site web est le pivot central des communications relatives à une crise en cours. Il fournit une base d’informations fréquemment mises à jour que les gens peuvent consulter quand ils en ont le temps.

Tout plan de crise efficace doit exploiter l’ensemble de ces outils de manière appropriée. Quelle que soit la situation, il est important d’éviter toute surcommunication, car ces canaux sont tous susceptibles de générer un effet de lassitude.

Assurez une coordination avec les autorités locales et régionales

Il est fort probable que les individus reçoivent des messages provenant de plusieurs entités (notamment l’État, les villes et les circonscriptions scolaires) assumant une certaine responsabilité quand une crise affecte une région étendue. Cela peut entraîner une lassitude à l’égard des messages si les communications sont répétitives ou trop fréquentes. Les organisations doivent rester en contact les unes avec les autres et s’abonner à leurs alertes respectives pour éviter ce genre de problème. Les régions voisines peuvent envisager d’échelonner les notifications afin d’éviter des répercussions indésirables telles que des embouteillages ou des achats effectués sous l’emprise de la panique.

Idéalement, les agences d’une région devraient adopter une approche standardisée au sein d’une plateforme unique de gestion des événements critiques (CEM, Critical Event Management) pour simplifier les communications croisées. Les abonnés à Everbridge peuvent par exemple choisir de partager automatiquement le contenu et la fréquence des communications entretenues avec leurs homologues en vue de minimiser les coûts administratifs.

Soyez bref et directif dans vos communications

« Le QI des individus a tendance à chuter dans une situation où le niveau d’anxiété frise la panique », explique Imad Mouline, directeur de la technologie chez Everbridge. Autrement dit, il n’y a pas de place pour la nuance en cas de crise.

Les messages doivent être simples, directifs et brefs. Imad Mouline recommande de subdiviser chaque message en trois parties, par exemple :

1. À quelle situation ce message fait-il référence ?
2. En quoi affecte-t-il le destinataire ?
3. De quelle façon le destinataire est-il censé y réagir ?

Évitez les instructions ambiguës telles que « faites preuve de discernement ». Les gens n’ont pas nécessairement les idées claires. En cas d’urgence, ils veulent des instructions explicites.

Les messages urgents doivent être brefs et idéalement comporter moins de 30 mots, selon Imane Mouline. Les messages enregistrés transmis par téléphone doivent durer moins de 30 secondes et suivre également les trois directives énoncées ci-dessus. Lorsque vous communiquez de manière vocale, vous retiendrez plus efficacement l’attention si vous choisissez une voix connue de la communauté, comme celle d’un haut fonctionnaire, du directeur d’une école ou du chef de la police.

Utilisez tous les outils à votre disposition

Si votre service de CEM dispose d’une capacité de communication bidirectionnelle, servez-vous-en. Les sondages peuvent être utiles pour contrôler l’état de santé des individus et collecter des informations concernant leur emplacement et leur sécurité. Ils peuvent également permettre d’alerter à l’avance des employés qui risquent de s’absenter de leur travail afin d’ajuster les plans d’affectation en conséquence. Les agences municipales peuvent localiser et envoyer les premiers secours disponibles, et une plateforme CEM peut également servir à identifier rapidement les personnes qui sont disponibles pour prendre des quarts de travail supplémentaires si besoin.

Un point essentiel consiste à permettre aux destinataires de contrôler les messages. Par exemple, si vous effectuez un contrôle de l’état de santé, assurez-vous que les personnes y ayant répondu ne recevront plus le même message, même via d’autres canaux. Mettez-vous à la place du destinataire. Réfléchissez au type d’informations dont vous auriez besoin, à la fréquence et à la manière dont vous souhaiteriez recevoir ces informations. Malgré la pléiade de technologies dont nous disposons actuellement pour communiquer, il faut garder à l’esprit que les destinataires sont des êtres humains.