Définition et importance d’un système de notification de masse en cas d’urgence

Les systèmes de notification de masse servent à envoyer des notifications à des personnes ou à des groupes à partir de listes et de fonctionnalités de localisation et d’intelligence visuelle pour protéger vos collaborateurs, où qu’ils soient dans le monde. S’il est vrai que les solutions plus traditionnelles de notification d’urgence, comme les sirènes et les messages diffusés à la radio, ont répondu à ce besoin pendant un temps, elles ne sont plus adaptées aux exigences de la main-d’œuvre mobile ou distante d’aujourd’hui. Lorsqu’un événement critique survient, vous êtes suffisamment préoccupés. Vous devez donc vous assurer que vos communications d’urgence sont efficaces et transmettent le message approprié aux bonnes personnes, au bon moment. Mais comment savoir si votre solution saura accomplir cette mission ?

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Les bases de la notification de masse

Il est important que les utilisateurs de tous les niveaux disposent de moyens simples et rapides pour la communication d’urgence afin que chacun reste informé avant, pendant et après un événement critique. Sans système de notification de masse complet et facile à utiliser, un événement critique peut impacter lourdement la productivité et les revenus d’une entreprise, et provoquer des ralentissements dans la production, empêcher les appels passés par les équipes, retarder les réponses à des problèmes exigeant un traitement rapide, et ralentir la communication avec les personnes touchées.

 

Message : reçu

Cela peut sembler évident, mais les notifications d’urgence lors d’un événement critique ne sont pas toujours si simples à faire passer. Voici quelques pistes qui renforceront votre système de notification de masse :

• Cibler l’individu et non l’appareil
• Faire remonter les messages pour vous assurer que la personne ou le groupe suivant est informé
• Diffuser les messages sur le maximum de dispositifs et canaux de communication, y compris au moyen d’alertes sur les postes de travail
• Définir des modèles, avec des contacts et des messages prédéterminés
• Protéger les capacités de l’infrastructure grâce à une régulation flexible des appels
• Publier automatiquement des messages sur les sites Web, les systèmes internes et les réseaux sociaux

Un système de notification de masse doit être accessible depuis n’importe quel appareil mobile et en tout lieu. Le télétravail étant de plus en plus répandu dans le monde d’aujourd’hui, il n’a jamais été aussi important de pouvoir se connecter rapidement et envoyer des messages depuis un appareil mobile. Les personnes se trouvant sur les lieux ou dans la zone concernée doivent pouvoir envoyer et recevoir des messages depuis n’importe où en cas d’alerte, afin de contribuer aux efforts d’intervention en fournissant des informations récentes et utiles.

Lorsqu’un événement se produit, les organisations ne doivent pas perdre de temps à jongler entre divers outils logiciels et à consolider des réponses manuelles. La communication doit être rapide, simple et ciblée grâce à un système de communication d’urgence moderne et spécialisé.

Augmentez la valeur de vos messages

Nos modes de communication évoluent constamment, il est donc essentiel de couvrir tous les cas de figure. Les communications vocales, les SMS et les notifications push, entre autres, sont par exemple recommandées dans tout système de communication de masse.

Votre système doit également permettre une communication bidirectionnelle. Ainsi, une fois que votre destinataire a reçu les informations, il peut soit les confirmer, soit demander des informations complémentaires, soit en fournir lui-même. Au fur et à mesure que les événements se déroulent, il peut être extrêmement utile d’échanger des informations afin de donner des instructions supplémentaires. Pour les communications d’urgence, les messages doivent exiger une confirmation de lecture et une réponse, par exemple : « Avez-vous besoin d’aide ? », « Si oui, appuyez sur 1, si non, appuyez sur 2 ». Cette fonctionnalité peut aider votre équipe d’intervention à identifier rapidement et simplement qui a besoin d’assistance.

Et n’oublions pas les réseaux sociaux : votre système de communication d’urgence doit pouvoir publier des messages directement sur les comptes Facebook et Twitter de votre service ou de votre organisation pour gagner du temps et diffuser plus largement l’information.

Réduisez le risque d’erreur humaine

Lors de la survenue d’un événement critique, il convient de réduire au minimum les risques d’erreurs, comme le manque d’informations, l’envoi d’un message erroné ou l’absence totale de messages envoyés. Comment faire ? Utilisez un système de notification de masse qui fournit les outils nécessaires à l’élaboration et à l’exécution de plans solides. Mettez-vous en quête d’un système de communication d’urgence automatisé pour réduire les erreurs grâce à :

• Des plans distincts par lieu, service ou site
• L’automatisation du contenu et des destinataires en fonction du lieu, de la gravité et du type de message
• La détection précoce d’éventuelles erreurs grâce à des invites utilisateur pour les informations essentielles requises
• Des autorisations à un niveau granulaire pour empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications

… Mais privilégiez sa simplicité d’utilisation

Nous savons qu’un système de ce type doit être simple d’utilisation, car un niveau de stress élevé peut réduire les capacités cognitives d’une personne pendant une crise. Un système d’apparence facile à utiliser lors d’un exercice d’entraînement peut ainsi sembler incroyablement complexe avec le stress causé par une situation d’urgence.

Si chaque fournisseur affirme que sa solution est facile à utiliser, certains se démarquent de la concurrence. Alors comment savoir laquelle est la plus simple à utiliser ? Recherchez un système de notification de masse qui donne plus d’autonomie à vos utilisateurs, en leur permettant de :

• Gérer les paramètres, les limites et les valeurs par défaut via une interface d’administration facile à utiliser
• Importer et organiser les données de contact de façon appropriée pour votre organisation
• Définir des contrôles d’accès basés sur des rôles pour gérer séparément les utilisateurs et les contacts
• Personnaliser les portails pour permettre aux contacts de mettre à jour et gérer leurs comptes

Vous pouvez mesurer la simplicité d’usage d’un système en vous appuyant sur un ensemble de critères standard. La facilité d’utilisation sera certainement mise en avant pour tous les systèmes, mais certains seront plus clinquants et s’adresseront davantage à des utilisateurs techniquement pointus. Cela peut sembler formidable lors d’une démonstration de produit, mais en fin de compte, ce que vous recherchez, c’est un système où les utilisateurs ne se perdront pas dans les menus, pour que chacun reste calme et à l’abri du danger durant un événement critique.

Une solution pour aujourd’hui — et pour demain

Enfin de compte, vous cherchez système de notification de masse qui fonctionne simplement, non seulement aujourd’hui, mais aussi à l’avenir. Vous ne pouvez pas vous tromper en travaillant avec un leader du secteur, fort de sa grande expérience dans la gestion d’événements critiques. Et un fournisseur digne de ce nom ne se contente pas de réagir aux avancées du secteur, mais contribue à le faire évoluer par des réflexions tournées vers le futur, des solutions innovantes et la participation à des événements et forums communautaires interactifs.

Si vous souhaitez pouvoir développer vos capacités de notification de masse à l’avenir, vous devez sélectionner un fournisseur qui offre plus qu’un simple produit sans possibilité d’étendre ses fonctionnalités. Ainsi, vous ne vous appuierez que sur une seule application, sans subir les coûts supplémentaires et les difficultés liés à l’intégration de plusieurs solutions. Même si un système de notification de masse répond à vos besoins actuels, il est bon de pouvoir compter sur différentes options si ces besoins évoluent.

Il peut être difficile de déterminer ce qui est important lors de la recherche d’un bon système de notification de masse. Pour en savoir plus, consultez le guide d’achat d’une solution de notification de masse.