ISO 31030 : l’évolution des attentes en matière de travel risk management

Au cours des dernières années, les organisations n’ont eu d’autre choix que de s’adapter continuellement, surtout lorsqu’il s’agit de protéger leurs employés en déplacement professionnel.

Par le passé, il suffisait pour les organisations de s’inquiéter de l’absence de passeports ou de pièces d’identités périmés, d’un rare cas d’intoxication alimentaire dans une compagnie aérienne, de retards météorologiques et de turbulences.

Aujourd’hui, l’augmentation du nombre de vols annulés, la réduction du personnel des compagnies aériennes, la fermeture des frontières, les tests de vaccination et la mise en quarantaine potentielle, entre autres, ont mis à rude épreuve les organisations qui cherchent à protéger leurs employés en déplacement.

Depuis plus de 30 ans, Anvil, une société du groupe Everbridge, aide les entreprises à protéger leurs employés en déplacement. En tant que leader dans le domaine du Travel Risk Management (TRM) et expert en solutions de gestion des risques liés aux voyages, une question importante demeure : de quelle manière les entreprises peuvent-elles mieux servir et protéger leurs employés dans un monde de plus en plus imprévisible ?

Bien que chaque entreprise soit unique, il est essentiel de commencer par une approche universelle de la gestion des risques liés aux voyages.

Qu’est-ce que l’ISO 31030 ?

L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une organisation internationale non gouvernementale et indépendante regroupant 167 organismes nationaux qui œuvrent à la normalisation de nombreux sujets au sein d’organisations internationales, d’organismes gouvernementaux et non gouvernementaux.

Le monde de la gestion des risques liés aux voyages (TRM) ayant radicalement changé ces dernières années et les voyageurs d’affaires étant confrontés à des menaces croissantes, l’ISO a publié le document ISO 31030:2021 Travel Risk Management – Lignes directrices pour les organismes.

L’ISO 31030 a été dérivée de la norme ISO 31000 sur le management du risque et a été conçue pour fournir aux organismes les lignes directrices nécessaires pour gérer et participer aux voyages d’affaires. Avant la création de l’ISO 31030, il n’existait pas de lignes directrices universelles pour la gestion des risques liés aux voyages (TRM). Les organisations devaient faire preuve de discernement dans la mise en œuvre de la politique et des procédures de sécurité des voyages, créant des lacunes dans les efforts plus généraux de gestion des risques liés aux personnes.

Selon la norme ISO, pour que les organisations créent efficacement une stratégie de gestion des risques liés aux voyages, elles doivent être capables de prévenir et d’évaluer les menaces potentielles, tout en développant simultanément des solutions et des règles de communication avec les employés pour les risques identifiés.

La norme ISO 31030 couvre tous les aspects des voyages d’affaires et est rédigée de manière à pouvoir être appliquée à différentes gammes de contextes organisationnels. Elle répond aux exigences en matière de voyages et de prévention du risque en fournissant des conseils aux entreprises qui cherchent à créer ou à améliorer l’aspect stratégique de leur TRM, tout en assurant la sécurité des employés en déplacement.

La normalisation du TRM par l’ISO s’applique à toute organisation, quel que soit son secteur ou sa taille, et comprend des conseils pour répondre à tous les niveaux de voyages d’affaires, y compris :

• La planification des autorisations
• La situation politique
• L’évaluation du voyageur
• Le transport
• La destination
• L’hébergement
• Et plus encore

En appliquant cette nouvelle norme, les entreprises et leurs employés en déplacement peuvent d’ores et déjà commencer à en ressentir les bénéfices.

Avantages de l’ISO 31030 pour les organismes

Le devoir de diligence reste toujours la responsabilité d’une organisation. En effet, elle se doit de protéger la santé, la sécurité et le bien-être de ses employés pendant les activités officielles sur le lieu de travail ou hors site. Les employés voyageant dans le monde entier, les organisations doivent respecter leurs obligations de diligence dans plusieurs juridictions et prendre en compte les risques supplémentaires qui accompagnent les employés en déplacement à l’étranger. A savoir que l’absence d’évaluation de ces risques peut entraîner une action en justice contre l’entreprise.

En normalisant la gestion des risques liés aux voyages pour les organisations, l’ISO contribue à créer et à promouvoir une culture dans laquelle les risques liés aux voyages sont officiellement reconnus, dotés de ressources adéquates et gérés efficacement. L’incorporation des normes ISO 31030 profite à une stratégie plus large de gestion des risques liés aux personnes de votre organisation en :

• Protégeant le personnel, les données, la propriété intellectuelle et les actifs.
• Réduisant les risques juridiques et financiers.
• Permettant l’activité dans des lieux à haut risque.
• Améliorant la réputation et la crédibilité de l’organisation, ayant un effet positif sur la compétitivité, la rotation du personnel et l’acquisition de talents.
• Améliorant la confiance des travailleurs dans les dispositions de santé, de sûreté et de sécurité liées aux voyages.
• Contribuant à la capacité de l’entreprise à organiser et à assurer la continuité de ses activités et sa résilience
• Démontrant la capacité de l’organisation à contrôler ses risques liés aux voyages de manière efficace et efficiente, réduisant potentiellement les primes d’assurance.
• Rassurant les partenaires commerciaux, les banques et les investisseurs devenant éventuellement plus enclins à financer les activités.
• Permettant à l’organisation de répondre aux attentes des clients en termes de sécurité et de stabilité de leur chaîne d’approvisionnement.
• Augmentant la productivité générale.
• Contribuant à la réalisation des objectifs de développement durable en renforçant la dimension sociale de la durabilité.

Même avec ces avantages, redéfinir les politiques en Travel Risk Management peut être un défi. Heureusement, certains éléments peuvent aider à rendre la conformité à la norme ISO 31030 et la sécurité des voyageurs d’affaires plus faciles à gérer lorsqu’ils sont appliqués dans le cadre d’une stratégie plus large de gestion des risques liés aux personnes.

Redéfinir vos politiques de gestion des risques liés aux voyages en conformité avec la norme ISO 31030

Lorsqu’il s’agit de la mobilité des employés, le respect des responsabilités de diligence peut potentiellement impliquer l’ensemble de l’organisation. Cependant, les décisions concernant l’administration de la politique de gestion des risques liés aux voyages peuvent être reléguées à quelques responsables fonctionnels dument sélectionnés. Pour entreprendre une gestion des risques liés aux voyages de qualité, les organisations peuvent répartir la responsabilité des mesures de gestion des risques dans l’ensemble de l’entreprise.

Par exemple, les gestionnaires de voyages devraient personnaliser les paramètres de voyage dans leur système pour s’aligner sur les politiques de voyage de l’entreprise, comme les cotes de risque de la destination et du pays. Si l’ajustement d’un itinéraire ne correspond pas aux paramètres spécifiés, le système TRM doit être configuré pour envoyer des alertes au voyageur, au gestionnaire de voyages et au directeur régional responsable de la sécurité des voyageurs d’affaires.

Everbridge aide les entreprises à gérer les risques liés aux voyages et à se conformer à la norme ISO 31030

Pour résumer, avec l’élargissement des responsabilités en matière de devoir de diligence et l’augmentation des risques pour les voyageurs d’affaires, les entreprises doivent mettre en place de nouveaux moyens pour atténuer l’anxiété liée aux voyages d’affaires tout en s’assurant de garantir la sécurité des employés en déplacement.

Ainsi, en adoptant et en intégrant les lignes directrices normalisées de l’ISO en matière de GRT dans votre organisation, votre entreprise peut récolter plusieurs avantages. En effet, l’ISO établit des attentes claires ainsi que la propriété des différentes fonctions de GRT. Elle applique également un spectre complet de protection des voyageurs par le biais de la technologie de GRT. Par conséquent, elle permet d’assurer une sureté et une sécurité accrues des employés ainsi qu’une meilleure conformité globale avec les réglementations changeantes en matière de voyages.

Depuis plus de 30 ans, Anvil fournit des conseils et un soutien en matière de gestion des risques liés aux voyages aux organisations gouvernementales et non gouvernementales du monde entier. Faisant désormais partie d’Everbridge, ensemble, Anvil et Everbridge s’efforcent de revoir et d’améliorer la visibilité des risques et la connaissance de la situation grâce à des alertes d’incidents en temps réel, des mises à jour et des informations sur la sécurité mondiale.

En combinant les renseignements sur les risques mondiaux avec les données de localisation des employés et les communications multimodales, Everbridge et Anvil aident à protéger les employés qui voyagent tout en renforçant le devoir de diligence, en assurant la sécurité des voyageurs d’affaires selon les nouvelles normes ISO 31030, quelle que soit leur destination.

Si vous souhaitez savoir comment Everbridge peut aider votre organisation à répondre et à préparer aux attentes évolutives en matière de gestion des risques liés aux voyages dans le cadre de la norme ISO 31030, téléchargez “Successful Travel Risk Management : Protect your People and Achieve Organizational Resilience”.