Il est particulièrement difficile de gérer un incident dans un hôpital, compte tenu notamment de la vulnérabilité des patients.

Une situation d’urgence dans ce type d’établissement doit impérativement être signalée aux intervenants adéquats et traitée dans les meilleurs délais.

Découvrez comment Ziekenhuis Netwerk Antwerpen (ZNA), le plus grand prestataire de soins de Belgique, a déployé le système de notification de masse d’Everbridge en quelques semaines, avec prise en charge de la langue locale, pour répondre à ce défi majeur.

Alors que la pandémie de COVID-19 a bouleversé le monde des voyages d’affaires internationaux, les organisations doivent réagir avec des plans agiles et complets, capables de prendre en compte des environnements de risque et des exigences réglementaires en perpétuelle évolution. De nombreuses organisations sont appelées à réviser les grandes lignes des anciens plans afin de les adapter à la réalité.

Remplir son devoir de protection et intégrer les pratiques de gestion des risques liés aux déplacements

Alors que la pandémie de COVID-19 a bouleversé le monde des voyages d’affaires internationaux, les organisations doivent réagir avec des plans agiles et complets, capables de prendre en compte des environnements de risque et des exigences réglementaires en perpétuelle évolution. Les employés s’attendent désormais à ce que leurs employeurs adoptent des mesures de sécurité plus strictes. En outre, il est plus que jamais impératif que les organisations  se dotent de normes en matière de devoir de protection. Outre les changements et les perturbations des voyages liés à la pandémie (notamment l’annulation de vols et la fermeture des frontières, ainsi que les exigences en matière de vaccination, de tests et de mise en quarantaine), l’environnement mondial des menaces inclut toujours d’autres événements critiques tels que les graves intempéries et l’agitation sociale. 

De nombreuses organisations doivent réexaminer les anciens plans de gestion des risques liés aux déplacements professionnels, puis en réviser les grandes lignes afin de les adapter aux réalités auxquelles notre monde est désormais confronté. Pour assurer la sécurité de vos employés et la protection de votre organisation du point de vue juridique, votre solution de gestion des risques liés aux déplacements professionnels (TRM, Travel Risk Management) doit proposer des alertes précoces en temps réel ainsi qu’une surveillance prédictive des risques, et se montrer aussi fiable que le monde est imprévisible.

Pour les organisations, il s’avère également très avantageux de considérer leur solution TRM comme faisant partie d’une stratégie de gestion des risques globale. Il est vrai que les plans TRM assurent la sécurité de vos employés en déplacement, mais comment les organisations peuvent-elles prouver qu’elles respectent les normes relatives au devoir de protection des employés en permanence, qu’ils soient sur la route ou non ? Par ailleurs, comment votre stratégie de gestion des risques peut-elle tenir compte des biens et des installations de l’organisation ?

Bruce McIndoe, leader dans les domaines de la gestion des risques, du voyage et de la surveillance, nous éclaire sur la question :

« Le devoir de protection établit les responsabilités d’une organisation envers ses employés. Il s’agit notamment de sécuriser le lieu de travail, de prévenir les risques pour la santé et de veiller à ce que des pratiques de travail sûres soient mises en place et suivies. Il y a beaucoup à faire dans ces différents domaines, et les différents responsables sont tenus de s’assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. »

La capacité d’une organisation à répondre à un ensemble de normes exigeantes en matière de devoir de protection repose sur l’adoption d’une approche plus intégrée de la gestion des risques. De nombreuses organisations ont déjà dû mettre en place des équipes transversales pour faire face à la pandémie, ce type d’équipe étant naturellement appelé à évoluer à l’avenir vers le maintien de la résilience opérationnelle. Passer d’un groupe de travail dédié à la pandémie de COVID-19 à un département de gestion des risques liés aux personnes s’inscrit dans la continuité globale des efforts de ce groupe et assurerait une approche proactive face à toutes sortes de situations de crise futures.

Bruce McIndoe précise : « Alors que l’expression “risques liés aux personnes” est souvent employée pour faire référence aux risques humains tels que la négligence, la fraude et le vol, il faut plutôt y voir l’application des principes de gestion des risques à la protection des personnes en tant qu’actifs stratégiques. En tant que tel, la gestion des risques liés aux personnes consiste à prendre les mesures nécessaires pour identifier, évaluer et limiter les risques pesant sur le personnel ou induits par ce dernier, et à réagir efficacement en cas d’incident. »

Un programme de gestion des risques liés aux personnes doit reposer sur une dizaine de groupes de processus clés (KPA, Key Process Area) :

1. Politique et procédures : une infrastructure qui soutient le développement, la mise en œuvre et l’amélioration continue des politiques et des procédures, les procédures individuelles telles que les SOP (Standard Operating Procedure) étant prises en compte dans chaque KPA.
2. Formation : un dispositif visant à garantir que le personnel dispose des compétences nécessaires pour se conformer à la politique et aux procédures du programme, les blocs de formation individuels étant évalués dans le KPA correspondant.
3. Évaluation des risques : une méthodologie cohérente et documentée pour évaluer les risques, qui sert de base au processus décisionnel global.
4. Informations sur les risques : des renseignements dérivés de l’analyse de l’évaluation des risques, permettant de s’assurer que toutes les personnes potentiellement concernées comprennent la nature du risque.
5. Limitation des risques : des stratégies et des solutions aboutissant à un niveau de risque acceptable pour toutes les parties prenantes.
6. Surveillance des risques : une surveillance continue des menaces ou incidents potentiels susceptibles de toucher le personnel, associée à un processus simple permettant de signaler les problèmes et d’obtenir de l’aide.
7. Réponse et reprise : la capacité à réagir de manière proactive afin d’éviter ou de limiter les pertes et de reprendre les activités habituelles dans le délai souhaité, ce qui implique généralement une localisation du personnel, une surveillance proactive des menaces, des contrôles de l’état de santé, l’adoption de mesures de protection et des procédures relatives à la sécurité des personnes.
8. Notification : une solution qui garantit que toutes les personnes concernées par un risque affectant le personnel reçoivent les informations nécessaires, en prenant en charge les communications internes et externes, notamment les notifications aux parties prenantes, l’escalade d’informations et les demandes de renseignements.
9. Gestion des données : création et conservation des données nécessaires à la surveillance et à la gestion d’un programme de gestion des risques liés aux personnes robuste, conforme aux exigences relatives à la confidentialité et la sécurité. Ces données concernent les profils du personnel, les informations de contact, la localisation des personnes et d’autres informations connexes sur les installations, les lieux d’exploitation, les déplacements, les ressources et les processus. Les données du programme destinées à appuyer la surveillance, les rapports d’incidents et les renseignements concernant les menaces sont également incluses, à la fois en interne et par le biais d’applications tierces.
10. Communication du programme : des communications stratégiques dans toute l’organisation, qui assurent une bonne compréhension des responsabilités, tant au niveau de l’organisation qu’au niveau individuel. Par ailleurs, les gestionnaires de voyages doivent personnaliser les paramètres des déplacements dans leur système en fonction des politiques de leur entreprise, qui peuvent intégrer une évaluation du risque propre à chaque destination. En cas d’itinéraire non conforme à ces paramètres, le système pourra ainsi générer une alerte automatique. Le système doit être configuré de sorte à envoyer l’alerte au voyageur, au gestionnaire de voyages et/ou aux responsables régionaux chargés de la sécurité des voyageurs.

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent respecter les normes relatives au devoir de protection, atténuer l’anxiété liée aux voyages d’affaires et assurer la sécurité des employés. 

Adopter une vision plus globale de la gestion des risques liés aux déplacements professionnels

L’objectif d’un plan de gestion des risques liés aux déplacements professionnels doit être de renforcer la résilience globale de l’organisation via une approche du risque non plus réactive, mais proactive. Mais cette proactivité et la limitation des impacts potentiels des événements imposent d’aller plus loin que la simple planification : vous devez protéger l’ensemble de votre personnel et de vos actifs, quel que soit le type d’événement critique qui les menace et l’endroit où ils se trouvent.

Les organisations qui envisagent de remanier leurs plans de gestion des risques liés aux déplacements ont ainsi tout intérêt à adopter une approche plus globale de la gestion des événements critiques (CEM, Critical Event Management). En intégrant la gestion des risques liés aux déplacements à une stratégie CEM, elles pourront en effet mieux protéger l’ensemble de leurs employés, qu’ils soient sur les routes, en télétravail ou dans des bureaux de l’entreprise. Par ailleurs, le recours à des stratégies CEM globales permet aux organisations de remplir leur devoir de protection, même si les bonnes pratiques en la matière ne cessent d’évoluer.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la mise à niveau de vos programmes de gestion des risques liés aux déplacements professionnels, regardez cette vidéo à la demande : Gestion des risques liés aux personnes et cheminement vers la résilience agile de l’organisation. Bruck McIndoe, leader dans les secteurs de la gestion des risques, du voyage et de la surveillance, abordera les sujets suivants :

• Résilience agile de l’organisation et obtention d’un aperçu global des vulnérabilités
• Comment mettre en place un cadre de risque global et stratégique permettant de réaliser des économies, d’être plus compétitif et de protéger sa réputation
• Bonnes pratiques permettant d’obtenir une vue à 360° des risques liés à votre personnel grâce à une surveillance et une coordination transversales

De quoi s’agit-il ?

Les PSIM (Physical Security Information Management) sont des logiciels d’hypervision conçus pour intégrer plusieurs applications de sécurité non connectées, permettre l’automatisation des workflows et des processus, et assurer le contrôle des dispositifs au travers d’une expérience utilisateur unifiée.

Ils peuvent fonctionner en tant que plateforme dédiée à la sécurité physique ou faire partie intégrante d’un système plus vaste de gestion des événements critiques (CEM, Critical Event Management).

Comment fonctionnent-ils ?

Les PSIM collectent et rapprochent les données d’événements provenant de systèmes de sécurité et d’information hétérogènes (vidéo, contrôle d’accès, capteurs, analyse de données, réseaux, systèmes équipant les locaux, cybernétique, etc.) pour permettre au personnel d’identifier avec précision les situations critiques et d’y répondre de manière proactive.

Quel intérêt présentent-ils ?

Les PSIM offrent de nombreux avantages organisationnels, notamment un contrôle accru, une meilleure connaissance de la situation et des rapports de gestion. Avec ces solutions, vous bénéficiez d’une meilleure efficacité et d’une connaissance accrue de la situation, ce qui se traduit par une réduction des coûts et un dispositif de sécurité optimisé, notamment en termes de surveillance et de conformité.

Fonctionnalités des plateformes PSIM :

Un système logiciel PSIM complet possède six fonctionnalités majeures qui permettent de le distinguer des autres formes de gestion de la sécurité physique :

1. Intégration – Un PSIM offre une architecture ouverte permettant d’intégrer des données provenant de tout un éventail de dispositifs et systèmes de sécurité hétérogènes, quel que soit leur fournisseur.
2. Analyse – Un PSIM fournit un moteur de workflow qui analyse et corrèle les données, les événements et les alertes pour identifier les situations réellement problématiques et déterminer leur priorité.
3. Vérification – Un PSIM présente les informations pertinentes concernant la situation et les procédures opérationnelles standard (SOP, Standard Operating Procedures) en fonction des politiques de l’organisation.
4. Résolution – Un PSIM prend en charge l’activation et le contrôle des dispositifs pour permettre aux utilisateurs de prendre des mesures et de résoudre les problèmes sans passer par d’autres systèmes logiciels.
5. Rapports – Un PSIM structure les données des systèmes intégrés, offrant ainsi une source de référence fiable et unique à des fins de conformité, de reporting et de formation.
6. Audit – Un PSIM assure également le suivi de l’ensemble des informations reçues et garde trace des interactions avec les opérateurs et des modifications du système, ce qui permet des analyses approfondies.

Que font les PSIM ?

Au-delà des avantages en termes de gain de temps et d’efficacité, une plateforme PSIM permet également de réduire les risques grâce à l’automatisation des tâches, au respect des politiques, à l’accélération des temps de réponse, à la précision des rapports intersystèmes et à la prévention des dépendances technologiques.

Un PSIM permet de mettre en œuvre des processus opérationnels essentiels à tout service de sécurité moderne, en particulier des initiatives d’amélioration continue des processus, des exercices de formation, des contrôles d’intégrité des systèmes, et bien plus encore.

Une bonne part des alertes parvenant à l’environnement de sécurité ne constituent pas vraiment des menaces. Elles doivent être classées par ordre de priorité en fonction du risque qu’elles présentent et de leur pertinence, en tenant compte de l’heure à laquelle elles apparaissent, de la localisation du personnel et de nombreux autres facteurs critiques. Une « gestion dynamique des alarmes » s’avère nécessaire pour repérer les alarmes « urgentes » qui indiquent qu’une action doit être entreprise. Les systèmes connectés et l’automatisation de processus tels que l’envoi d’alertes au personnel stratégique, la vérification vidéo et les accords de niveau de service (SLA, Service Level Agreements) contribueront à une bonne connaissance de la situation, à une prise en compte rapide des alertes et à des décisions éclairées.

Unification de la sécurité :

Les PSIM permettent à des organisations comme la vôtre de mettre en place une stratégie de sécurité convergente et unifiée. Voici quelques-uns des avantages qu’ils vous procurent :

• Une connaissance complète de la situation couvrant tous les aspects relatifs à la sécurité
• Des niveaux de sécurité cohérents dans toutes les localisations (pas de maillons faibles)
• Une réduction des coûts grâce à un gardiennage humain plus efficace
• Des coûts réduits grâce à la diminution du nombre de salles de contrôle et de l’espace requis
• Une surveillance à distance avec commandes et contrôles distribués
• Des rapports et des tableaux de bord automatisés couvrant l’ensemble du dispositif de sécurité

Détermination du retour sur investissement en matière de sécurité :

Les opérations relatives à la sécurité doivent aujourd’hui permettre de tirer parti de la puissance de l’automatisation pour 

prendre des décisions rapides et précises, en se basant sur des politiques et des procédures organisationnelles spécifiques. De nombreuses opérations de sécurité se sont développées au fil des ans avec l’introduction progressive de solutions ponctuelles.

D’un point de vue stratégique, les grandes organisations ont tendance à se concentrer sur le développement de leur stratégie de sécurité en vue de renforcer leur résilience opérationnelle, au lieu d’essayer simplement de réduire les coûts liés à la sécurité. La sécurité n’est plus seulement une question de gardes, de barrières, d’observation et de réaction : il s’agit d’automatisation, d’analyse et de contrôle proactif.

Les PSIM font désormais office de catalyseur pour assurer cette transition des solutions ponctuelles, qui reposent sur la surveillance constante et les interventions du personnel de sécurité, à une plateforme axée sur les données, qui gère de manière proactive le volume croissant d’informations parvenant à la salle de contrôle.

Les employés des organisations présentes dans le monde entier multiplient souvent les déplacements, localement ou à l’international. Plus que jamais, les entreprises doivent s’acquitter de leur devoir de protection envers ces voyageurs, et veiller à leur sécurité et à leur bien-être, quelle que soit leur destination. Pour ce faire, elles doivent les préparer aux risques et les informer tout au long de leur déplacement, en se tenant prêtes à leur fournir une assistance et un accompagnement si nécessaire.

L’importance d’une solution efficace de gestion des risques liés aux déplacements professionnels

Les risques liés aux déplacements ne cessant d’évoluer, la protection des voyageurs devient toujours plus complexe. Pour faire preuve d’une véritable résilience et maintenir leur conformité aux normes encadrant leur devoir de protection, les entreprises doivent déployer une solution de gestion des risques liés aux déplacements capable de proposer une vision complète des risques auxquels est exposé le voyageur, mais aussi de s’adapter à une situation évolutive.

Les piliers d’une solution efficace de gestion des risques liés aux déplacements professionnels

Pour être efficace, une solution de gestion des risques liés aux déplacements professionnels doit reposer sur trois piliers, correspondant aux trois étapes du déplacement : avant le départ, durant le déplacement et au retour. Si l’un de ces piliers est négligé, la sécurité du voyageur peut être compromise et l’entreprise pourrait être confrontée à des poursuites judiciaires ou des amendes pour non-conformité.

Avant le départ

Une solution efficace de gestion des risques liés aux déplacements professionnels intervient avant même le départ. Les organisations doivent notamment s’assurer que les politiques et procédures appropriées sont en place. Une fois ce point confirmé, elles doivent veiller à disposer de données claires, précises et actualisées en temps réel sur les risques connus ou éventuels, et mettre en place un plan permettant d’y faire face le cas échéant.

Durant le déplacement

Pendant un déplacement, les organisations doivent être en mesure de localiser les voyageurs, de communiquer avec eux et de les soutenir si un risque venait à émerger ou à se matérialiser. La mise en place d’une stratégie efficace de gestion des risques avant le départ est indispensable pour assurer la réussite du déplacement. À ce stade, l’efficacité technique de la solution peut être une question de vie ou de mort.

Au retour

Ce n’est pas parce qu’un déplacement est arrivé à terme que le travail s’arrête. Une solution efficace de gestion des risques doit mesurer les réussites et les points à améliorer afin d’aider les organisations à s’adapter aux menaces actuelles et à venir. Avec les données disponibles au retour, les organisations sont plus à même de déterminer ce qui fonctionne tout en maintenant les niveaux de conformité.

Everbridge pour la gestion des risques liés aux déplacements professionnels

Everbridge met tout en œuvre pour aider toujours plus les organisations à honorer leur devoir de protection en optimisant leur résilience. Cet engagement transparaît dans la nouvelle intégration complète de ses solutions de gestion des risques liés aux déplacements professionnels (TRM, Travel Risk Management) et de gestion d’événements critiques (CEM, Critical Event Management).

Cette fusion des plateformes TRM et CEM dans une même solution SaaS permet à Everbridge d’aider les entreprises, les établissements de santé et les administrations à améliorer leurs capacités en renforçant l’unification des données de déplacement, les informations avant le départ, les alertes granulaires aux voyageurs et la localisation dynamique. Ces capacités, combinées à une assistance médicale et sécuritaire internationale par l’intermédiaire d’un centre de réponse disponible 24 h/24 et 7 j/7, aident les organisations à créer de nouvelles normes conformes ou supérieures aux récentes directives ISO 31030.

Contactez-nous pour savoir comment Everbridge peut aider votre organisation à affûter ses capacités de gestion des risques liés aux déplacements.

En matière de communication de crise, le précepte « qui peut le moins, peut le plus » est souvent avéré. Pour faire passer un message, il convient de trouver un équilibre subtil entre différents canaux de diffusion, une fréquence appropriée et le type de message à transmettre. Un excès de communication peut effectivement avoir l’effet inverse de celui escompté. Everbridge possède de nombreuses années d’expérience en matière de collaboration avec des clients en situation de crise. Voici quelques enseignements que nous en avons tirés.