Om krisen inntreffer kan Group Risk Manager, Niklas Henningsson, trykke på én enkel tast. Noen sekunder senere har han samlet et helt PostNord-team.
Et tastetrykk er alt som skal til for at Niklas Henningsson og rundt 400 andre kolleger i PostNord i Norden kan samles når en kritisk hendelse skjer. Nei, ikke rundt et bord, men til en telefonkonferanse. De 400 er stort sett ledere, mellomledere eller stab i krisehåndteringsavdelingen i PostNord.
Løsningen er det Everbridge som har levert, og den heter Crisis Management. Den skybaserte software-løsningen skal sørge for at staben i ulike bedrifter får viktige beskjeder så fort det skjer, og spesielt når det gjelder krisehåndtering.
Med denne løsningen får vi kontakt på sekundet. Og det er viktig, sier Henningsson.
Tok grep etter kriseøvelse
Niklas Henningsson, Group Risk Manager, i PostNord Group
Det var etter en stor kriseøvelse i 2018 at PostNord skjønte at de trengte å digitalisere prosessene for å få beskjeder ut, delegere oppgaver og informere når noe skjer. Å sende avgårde en mail tok tid, og ikke alle fikk den med seg. Å ringe rundt tar også tid, og stjeler dermed tiden vi har til å løse krisen.
Nå får alle beskjed så fort noe skjer. Varsler og informasjon går ut til gruppene som skal ha dem, ved hjelp av et tastetrykk. Beskjedene er lagt inn på forhånd.
Everbridge-appen lastes ned på telefonen. I appen kan kontaktene grupperes etter for eksempel stilling, avdeling og kunnskap. Dette ved hjelp av kontaktinformasjon, nøkkelord eller tilleggsinformasjon. Kontakter kan velges etter alt fra hvem som sitter på nøkler til hvem som kan bruke en hjertestarter.
Om en krise skulle oppstå i PostNord, sender Henningsson ut et varsel fra sin app til den gruppe mennesker som trenger beskjeden. I tillegg kan han trykke på en knapp, og få alle menneskene som berøres med inn i en telefonkonferanse.
Telefonen har alle med seg, dermed vil alle kunne få med seg om noe skjer. En annen fordel er at vi kan sende ut viktige varsler og få bekreftet at alle får det med seg. Varselet forsvinner ikke i en søppelboks eller drukner blant andre mailer, sier Henningsson.
Ved en krisesituasjon kan oppgaver delegeres gjennom appen til rett person, og kontaktene kan oppdatere status på sine oppgaver. Fordi beskjedene er automatiserte, er appen tidsbesparende og staben kan bruke tiden sin på å håndtere krisen. Løsningen loggfører også alt, slik at brukerne slipper å gjøre dette selv.
Mer enn krisehåndtering
Everbridge Critical Event Management-plattformen (CEM) er en ende til ende- løsning for varsling, kritisk kommunikasjon, risiko-/situasjonsforståelse og kriseledelse, samt rapportering og analyse. Plattformen er svært stabil, skalerbar og sikker.
Det er ikke bare krisehåndtering løsningen er god for. De automatiserte prosessene sørger for beskjeder og kommunikasjon på tvers av avdelingene og til de ulike gruppene. PostNord sender blant annet ut direkte beskjeder når det er store forstyrrelser på nettet og når de er ordnet.
– Mitt mål er at Everbridge-appen skal brukes til å kommunisere tidskritisk informasjon til de ansatte, i tillegg til statusoppdateringer og krisehåndteringer, sier Henningsson, som mener terskelen for å sjekke beskjedene er lavere på en mobilapp, enn om man må logge seg inn på en datamaskin for å lese en mail.
Han trekker frem et eksempel:
– Det hender at vi opplever å finne brev som inneholder pulver. Det skjer titt og ofte at politiet kommer og stenger av områder for å gjøre sine undersøkelser. Da kommer ingen inn på området før politiet er ferdig. Etterhvert vil vi kunne bruke denne appen til å sende ut varsel om avstenging av området til de som vanligvis er der, sier Henningsson, og mener det er en kjapp og enkel løsning for de som blir berørt.
Løsningen var rett under nesa
Det er litt tilfeldig at Henningsson endte opp med denne løsningen. De var på jakt etter en ny plattform for kommunikasjon og krisehåndtering. Så da Everbridge kjøpte opp PostNords leverandør for varslinger, viste det seg at de satt på nettopp den løsningen Henningsson har lett etter. Løsningen oppfylte kravene hans og den er enkel i bruk, samtidig som han kan konfigurere mye selv – uten hjelp fra kundesupport. Han kan blant annet selv velge å sortere brukere, utforme meldingene og svarene.
– Timingen var perfekt, sier han.
Vil du lære mer om hvordan effektivisere kommunikasjon ved kritiske hendelser?
Kritiske hendelser skjer hver dag, og det gjelder å være riktig forberedt når krisen inntreffer. Derfor er god planlegging helt nødvendig. Hvem skal gjøre hva, og hvem skal involveres? Men planer og lister er ikke nok for å lykkes. Effektiv kommunikasjon er nøkkelen til god håndtering av hendelser og akseptabel informasjonsflyt til alle involverte. Gode forberedelser er det beste forsvar mot tap av tid ved hendelser. Vi har samlet tips til effektiv kommunikasjon i et eget webinar.