Dans l’urgence, quelles sont les principales règles à suivre pour bien gérer sa communication de crise ?

En matière de communication de crise, le piège est parfois de surcommuniquer et créer ainsi un climat anxiogène. Pour réussir à faire passer des messages, il est nécessaire de trouver un équilibre entre les multiples canaux de diffusion, la fréquence appropriée et le type de message à transmettre. Il est donc primordial de bien préparer ou de revoir sa stratégie de communication de masse afin que celle-ci atteigne ses objectifs et l’effet escompté.

Depuis plus de 20 ans, Everbridge accompagne ses clients dans la gestion de leur situation de crise. Voici les éléments fondamentaux et les règles simples d’une communication de crise réussie que nous avons retenus :

Adapter le message au support

Il existe six outils couramment utilisés dans les communications d’urgence :

1. 1.  Les alertes wifi, impliquant généralement une alarme sonore ;
   2. Les appels téléphoniques vers le numéro du domicile ;
   3. Les appels téléphoniques vers le numéro de portable ;
   4. Les sms ;
   5. Les emails ;
   6. Le site web.

Chacun a une utilité différente. Les alertes wifi peuvent s’avérer très perturbatrices et ne doivent être utilisées uniquement pour transmettre des informations critiques, comme la nécessité de se mettre à l’abri ou d’évacuer un lieu.  Une utilisation excessive de ce type d’alerte peut vite devenir délicat et créer une ” lassitude à l’égard du message “, ayant pour conséquence la déconnexion des destinataires.

Les appels téléphoniques et les SMS font partie des formes de communication les plus fiables. Ils doivent être utilisés pour les alertes un peu moins urgentes, mais qui nécessitent tout de même une action, comme s’abriter sur place ou se faire tester. Une fois encore, soyez vigilant quant à la lassitude des messages.

Le mail est un excellent moyen pour diffuser des mises à jour régulières et relater les actualités internes ou publiques, sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Il doit être utilisé pour les communications moins urgentes pouvant contenir des informations complémentaires telles que des liens ou des images. Précisez la fréquence à laquelle les gens recevront le courrier électronique afin qu’ils l’attendent avec impatience plutôt que de le laisser de côté.

Le site web est le point d’ancrage de la communication d’une crise en cours. Il fournit une base d’informations et des ressources fréquemment mise à jour, que les gens peuvent consulter quand ils en ont la possibilité et désirent s’informer.

Tout bon plan de crise doit utiliser ces outils de manière appropriée. Dans tous les cas, il est important d’adopter les bon gestes pratiques et de ne pas surcommuniquer durant cette période, ces canaux pouvant tous potentiellement lasser les destinataires des messages.

Se coordonner avec les autres

Dans le cas d’une crise qui touche une grande région, il est probable que les gens reçoivent des messages de plusieurs entités. Cela peut donc entraîner une lassitude à l’égard des messages si ceux-ci sont répétitifs ou arrivent trop souvent.

Afin d’éviter ce genre de situation, il est important que les organisations aient le réflexe de rester constamment en contact les unes avec les autres et de s’abonner à leurs alertes respectives afin de créer une sorte de réseau. Elles peuvent également choisir d’échelonner les notifications afin d’éviter des conséquences involontaires telles que des embouteillages ou des achats de panique.

Soyez direct, soyez normatif

Dans des situations où le niveau d’anxiété est élevé, il est commun de céder rapidement à la panique. Il n’y a pas de place pour la nuance en cas de crise : il est donc important de rester clair et factuel.

Les messages doivent être simples, normatifs et brefs. On recommande ainsi que chaque message comporte trois parties. Par exemple :

1. 1.  À quelle situation ce message se rapporte-t-il ?
   2. Comment affecte-t-il le destinataire ?
   3. Que doit faire exactement le destinataire en réponse ?

Évitez les instructions ambiguës telles que “utilisez votre meilleur jugement”, car les gens n’ont pas nécessairement les idées claires. En cas d’urgence, ils veulent des instructions explicites et connaître quelles sont les étapes à suivre.

Les messages urgents doivent être brefs, idéalement moins de 30 mots. Les messages enregistrés transmis par téléphone doivent durer moins de 30 secondes et suivre les trois mêmes directives que celles mentionnées ci-dessus. Lorsque vous communiquez par la voix, vous attirerez plus efficacement l’attention des gens si vous choisissez une voix connue de votre audience.

Utilisez tous les outils dont vous disposez

Si votre solution de gestion des évènements critiques (CEM) a une capacité bidirectionnelle, utilisez-la. Le sondage peut être utile pour s’assurer du bien-être de vos destinataires et entreprendre une collecte des informations sur l’emplacement et la sécurité des personnes. Il peut également être utilisé pour avertir à l’avance les employés qui risquent de s’absenter du travail, afin d’ajuster les plannings en conséquence. Une plateforme de gestion de crise peut également être utilisée pour identifier rapidement les personnes disponibles pour assurer des shifts supplémentaires si nécessaire.

Un point essentiel est de donner aux destinataires le contrôle des messages. Si vous envoyez un message pour vous assurer du bien-être d’une personne par exemple, assurez-vous qu’une fois sa réponse reçue, elle ne recevra plus le ce type de message, même par le biais d’autres canaux.
Mettez-vous à la place de la personne à l’autre bout du fil. Réfléchissez au type d’informations dont vous auriez besoin, à la fréquence et à la manière dont vous souhaiteriez les recevoir. Malgré toutes les merveilleuses technologies dont nous disposons aujourd’hui pour communiquer, il ne faut pas perdre de vue que la finalité reste d’informer et de guider les gens pour les aider à faire face à la situation.

La gestion de crise est une approche fondée sur des processus et des stratégies permettant à une organisation d’identifier et de répondre efficacement à une menace, un événement imprévu ou toute perturbation négative susceptible de nuire aux personnes, aux biens ou aux processus opérationnels. Pour être prêt à réagir stratégiquement face à un événement qui se transforme en crise, il est nécessaire de mettre en place un plan de gestion de crise.

Les crises peuvent survenir à tout moment, avec ou sans avertissement, et peuvent prendre de nombreuses formes : catastrophes naturelles, attaques terroristes, guerres, cyberattaques, pannes informatiques voire pandémies mondiales. Au-delà de toute menace immédiate pour les personnes, les biens et les processus, les crises et les événements d’urgence critiques ont souvent des effets imprévisibles et peuvent agir en cascade sur le moral des employés, la réputation de la marque, la satisfaction des clients et même la chaîne d’approvisionnement.

Une planification adéquate des événements critiques comprend la mise en place d’une équipe de gestion de crise et l’élaboration d’un plan de gestion de crise pour protéger les personnes, maintenir la continuité des activités, permettre la reprise après un désastre et protéger les biens avant, pendant et après un événement critique. En outre, il est impératif que chaque organisation valide et teste son plan de gestion de crise. Il faudra pour cela déployer la bonne technologie de communication d’urgence pour soutenir la réponse aux crises dans l’ensemble de l’organisation.

Comment constituer une équipe de gestion de crise ?

Il est essentiel que toutes les parties prenantes de la gestion de crise disposent d’une image globale et commune de la situation. Il est également nécessaire de disposer de méthodes de communications d’urgence fiables pour garantir que le plan de réponse à la crise soit exécuté comme prévu.

Les équipes de gestion de crise sont souvent composées par des personnes en chargé des opérations, des finances, des ressources humaines, ainsi que de experts juridiques. Le gestionnaire de crise quant à lui, est un membre essentiel de l’équipe de gestion des crises. Il a pour rôle de diriger l’exécution du plan de gestion de crise (PGC) ainsi que la réponse publique de l’entreprise face à l’événement.

Il sera plutôt conseillé pour les organisations de recruter des membres de gestion des crises qui pourront se spécialiser dans une des composantes du plan de gestion de crise. Ainsi, un membre de l’équipe IT sera idéal pour gérer les composantes technologiques, tandis qu’un représentant des ressources humaines sera plus disposé à assurer l’accompagnement et le soutien des employés après l’événement. Un représentant juridique et un membre de la direction pourront eux, utiliser leur expertise professionnelle pour donner des conseils sur les perspectives globales de l’entreprise afin de s’assurer que les décisions ne mettent pas l’organisation en danger.

Comment élaborer, évaluer et tester un plan de gestion des crise ?

Un plan de gestion de crise prépare une organisation à l’imprévisible, définit les rôles, les actions à effectuer et les attitudes à adopter, tout en minimisant les dommages pour l’organisation, ses employés et ses clients.

La répartition des différentes entités des entreprises peut compliquer la façon dont une équipe de gestion de crise élabore, évalue et teste un plan de gestion des crises. En effet, la nature complexe d’une entreprise pose de nombreux challenges et introduit de multiples distractions pour une équipe essayant de gérer un incident ou une perturbation des activités.

Élaboration d’un plan de gestion de crise

Une réponse rapide et précise à chaque événement critique est essentielle pour minimiser l’impact de la crise. Un plan de gestion de crise doit permettre d’éviter les retards, les tâches et les affectations manquées ou les temps de réponse trop longs. Même si les crises ne sont pas toutes numériques, commencer par le digital est la meilleure façon de démarrer l’élaboration d’un plan de gestion de crise.

Par exemple, si l’organisation ne possède qu’un siège unique, une solution engageant le site pourrait s’avérer très problématique si le centre d’opérations en venait à devenir inaccessible.

Lors de l’élaboration d’un plan de gestion de crise, l’organisation doit faciliter sa communication et bénéficier d’une coordination claire et rapide. Pour ce faire, elle doit s’appuyer sur une technologie de gestion de crise qui garantit la sécurité des personnes, la protection des actifs et le rétablissement efficace des activités habituelles.

Afin de réussir les plans de gestion de la continuité des opérations, il est primordial que ces derniers abordent cinq points essentiels : les personnes, les installations/infrastructures critiques, la technologie, les activités et la réputation de la marque.

Les personnes : Les collaborateurs sont l’actif le plus important de toute organisation, et les entreprises ont un devoir de diligence envers leurs employés. Veillez à ce que lors de chaque événement critique, l’équipe de crise puisse déterminer si des vies sont en danger, s’il existe un problème de sécurité physique et si un impact potentiel sera à prévoir sur les employés, les clients, les visiteurs et les fournisseurs. Il est clé de pouvoir anticiper de quelle manière ils seront informés et de définir s’il est pertinent de les avertir en utilisant des notifications d’urgence ?

Installations/Infrastructures critiques : Les installations et les infrastructures critiques doivent être vérifiées pour déterminer si elles ont été touchées par l’événement ou si elles risquent de subir des dommages en cas de crise durable.

Technologie : Un plan de gestion de crise doit également couvrir l’aspect technologique. Posez-vous la question suivante : y a-t-il une interruption de service, un problème de sécurité de l’information ou un risque de l’un de ces éléments ? Qui est chargé de remédier aux défaillances potentielles ou réelles de l’infrastructure technique pendant un événement critique ?

Les affaires : En cas de crise, les processus et les activités de l’entreprise doivent être inclus dans le plan de gestion de crise. L’organisation peut-elle encore exécuter les processus opérationnels essentiels à sa mission ? La crise affecte-t-elle les clients ou présente-t-elle un impact financier important sur l’entreprise ?

Réputation de la marque : En cas de crise, la réputation de la marque peut sembler moins prioritaire, mais il est pourtant primordial de l’inclure dans le plan. En effet, même cas de crise, la réputation de la marque reste toujours en jeu. En outre, vous devrait vous poser la question comment les membres de l’équipe vont-ils collaborer pour réagir rapidement et éviter toute répercussion extrême sur la réputation de la marque ?

Évaluation d’un plan de gestion de crise

L’évaluation d’un plan de gestion de crise consiste à déterminer si les composantes du plan sont nécessaires et adéquates pour protéger, gérer et récupérer d’un événement critique. Elle va également servir à évaluer la faisabilité des dispositifs et des actions choisis.

Prenons par exemple les établissements d’enseignement supérieur orchestrant un retour aux cours en présentiel dans le cadre d’une pandémie mondiale comme le Covid. Ils doivent faire face à des exigences et des scénarios potentiels entièrement nouveaux. Ainsi, les questions suivantes doivent être évaluées afin de déterminer si des ressources supplémentaires sont nécessaires et d’identifier comment les résultats escomptés seront atteints :

• Que se passe-t-il lorsqu’une personne tombe malade ? Que se passe-t-il lorsqu’un groupe de personnes tombe malade ?
• Comment l’établissement peut maintenir la conformité avec les règlements exigeant la notification en temps utile des maladies sur le campus ?
• Comment l’établissement peut assurer le suivi de ces données de déclaration et de communication ?
• Comment l’établissement peut coordonner les communications entre les services de santé, les RH ainsi que le corps étudiant et enseignant ?
• Comment l’établissement peut surveiller à tout moment l’ensemble des opérations sur le campus ?

Faire la synthèse des réponses aux questions ci-dessus (et à bien d’autres critères) est une étape nécessaire à la création et à l’évaluation d’un plan de gestion et de réponse aux crises.

Tester le plan de gestion de crise

Tester un plan de gestion de crise est une étape non négligeable pour valider l’efficacité continue du plan. Il permet de s’assurer que le plan de gestion de crise puisse être adopté comme prévu et permet de révéler toute lacune dans le déroulement des opérations ou du personnel affecté aux opérations de l’entreprise. Les tests et exercices périodiques permettent également de s’assurer qu’aucun aspect du plan ne devienne obsolète.

Un plan de gestion des crises doit être testé en fonction de scénarios spécifiques. Des simulations d’ouragans, de tremblements de terre, d’inondations soudaines, de pannes de services publics, de tireurs actifs ou d’alertes à la bombe sont des exemples de scénarios à tester. Les tests basés sur des scénarios permettront à l’équipe de gestion des crises de s’assurer que les informations de contact exactes et les messages spécifiques au scénario soient chargés dans la solution de communication de gestion des crises et que l’exécution des notifications d’urgence se déroule bien comme prévu.

Le test d’un plan de gestion de cirse peut identifier les lacunes et permettre à l’organisation de prendre en compte des conditions telles que :

• L’erreur humaine : Les crises sont des situations très stressantes. Le « syndrome des mains qui tremblent » est inévitable durant de tels moments. Il est donc essentiel de s’assurer que l’équipe de gestion des crises n’expérimente pas les actions du plan de gestion de crise pour la première fois lors d’une crise.
• La fatigue liée à l’envoi trop régulier d’e-mail : Lorsque les employés reçoivent beaucoup trop d’e-mails de manière quotidienne, ils ont également tendance à ignorer les notifications de crise. Dans cette situation, comment faire la part des choses en cas d’urgence ? Essayez les notifications par téléphone.
• La nature chronophage des courriels et des arbres téléphonique : En cas de crise, où chaque seconde compte, la solution consiste à numériser les actions de réponse à la crise en utilisant des politiques définies et un outil offrant des alertes automatisées en un clic.
• Effectif dispersé : Votre plan de gestion des crises utilise-t-il une solution centralisée qui permet de communiquer avec toutes les parties prenantes par le biais d’une plateforme intégrée ?

Dans une telle situation, chaque seconde compte, pour cela toutes les minutes passées à se regrouper, répéter, mettre à jour ou coordonner feront la différence. Pour mettre en œuvre une gestion de crise complète, une solution automatisée de bout en bout comme la plateforme Everbridge Critical Event Management (CEM) couvre tous les aspects : notification d’urgence, communication critique, compréhension des risques/situations, gestion de crise, rapports et analyses.

La plateforme CEM automatise les processus manuels, augmentant la rapidité et la prise de décision, tout en améliorant la précision de l’évaluation des risques et de la réponse des dirigeants. Elle utilise également des flux de données ad hoc pour fournir des renseignements plus riches et mettre en corrélation les menaces avec la localisation des biens et des personnes. Cela permet ainsi une évaluation et une correction plus rapides et plus complètes des incidents.

Au cours des dernières années, les organisations n’ont eu d’autre choix que de s’adapter continuellement, surtout lorsqu’il s’agit de protéger leurs employés en déplacement professionnel.

Par le passé, il suffisait pour les organisations de s’inquiéter de l’absence de passeports ou de pièces d’identités périmés, d’un rare cas d’intoxication alimentaire dans une compagnie aérienne, de retards météorologiques et de turbulences.

Aujourd’hui, l’augmentation du nombre de vols annulés, la réduction du personnel des compagnies aériennes, la fermeture des frontières, les tests de vaccination et la mise en quarantaine potentielle, entre autres, ont mis à rude épreuve les organisations qui cherchent à protéger leurs employés en déplacement.

Depuis plus de 30 ans, Anvil, une société du groupe Everbridge, aide les entreprises à protéger leurs employés en déplacement. En tant que leader dans le domaine du Travel Risk Management (TRM) et expert en solutions de gestion des risques liés aux voyages, une question importante demeure : de quelle manière les entreprises peuvent-elles mieux servir et protéger leurs employés dans un monde de plus en plus imprévisible ?

Bien que chaque entreprise soit unique, il est essentiel de commencer par une approche universelle de la gestion des risques liés aux voyages.

Qu’est-ce que l’ISO 31030 ?

L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une organisation internationale non gouvernementale et indépendante regroupant 167 organismes nationaux qui œuvrent à la normalisation de nombreux sujets au sein d’organisations internationales, d’organismes gouvernementaux et non gouvernementaux.

Le monde de la gestion des risques liés aux voyages (TRM) ayant radicalement changé ces dernières années et les voyageurs d’affaires étant confrontés à des menaces croissantes, l’ISO a publié le document ISO 31030:2021 Travel Risk Management – Lignes directrices pour les organismes.

L’ISO 31030 a été dérivée de la norme ISO 31000 sur le management du risque et a été conçue pour fournir aux organismes les lignes directrices nécessaires pour gérer et participer aux voyages d’affaires. Avant la création de l’ISO 31030, il n’existait pas de lignes directrices universelles pour la gestion des risques liés aux voyages (TRM). Les organisations devaient faire preuve de discernement dans la mise en œuvre de la politique et des procédures de sécurité des voyages, créant des lacunes dans les efforts plus généraux de gestion des risques liés aux personnes.

Selon la norme ISO, pour que les organisations créent efficacement une stratégie de gestion des risques liés aux voyages, elles doivent être capables de prévenir et d’évaluer les menaces potentielles, tout en développant simultanément des solutions et des règles de communication avec les employés pour les risques identifiés.

La norme ISO 31030 couvre tous les aspects des voyages d’affaires et est rédigée de manière à pouvoir être appliquée à différentes gammes de contextes organisationnels. Elle répond aux exigences en matière de voyages et de prévention du risque en fournissant des conseils aux entreprises qui cherchent à créer ou à améliorer l’aspect stratégique de leur TRM, tout en assurant la sécurité des employés en déplacement.

La normalisation du TRM par l’ISO s’applique à toute organisation, quel que soit son secteur ou sa taille, et comprend des conseils pour répondre à tous les niveaux de voyages d’affaires, y compris :

• La planification des autorisations
• La situation politique
• L’évaluation du voyageur
• Le transport
• La destination
• L’hébergement
• Et plus encore

En appliquant cette nouvelle norme, les entreprises et leurs employés en déplacement peuvent d’ores et déjà commencer à en ressentir les bénéfices.

Avantages de l’ISO 31030 pour les organismes

Le devoir de diligence reste toujours la responsabilité d’une organisation. En effet, elle se doit de protéger la santé, la sécurité et le bien-être de ses employés pendant les activités officielles sur le lieu de travail ou hors site. Les employés voyageant dans le monde entier, les organisations doivent respecter leurs obligations de diligence dans plusieurs juridictions et prendre en compte les risques supplémentaires qui accompagnent les employés en déplacement à l’étranger. A savoir que l’absence d’évaluation de ces risques peut entraîner une action en justice contre l’entreprise.

En normalisant la gestion des risques liés aux voyages pour les organisations, l’ISO contribue à créer et à promouvoir une culture dans laquelle les risques liés aux voyages sont officiellement reconnus, dotés de ressources adéquates et gérés efficacement. L’incorporation des normes ISO 31030 profite à une stratégie plus large de gestion des risques liés aux personnes de votre organisation en :

• Protégeant le personnel, les données, la propriété intellectuelle et les actifs.
• Réduisant les risques juridiques et financiers.
• Permettant l’activité dans des lieux à haut risque.
• Améliorant la réputation et la crédibilité de l’organisation, ayant un effet positif sur la compétitivité, la rotation du personnel et l’acquisition de talents.
• Améliorant la confiance des travailleurs dans les dispositions de santé, de sûreté et de sécurité liées aux voyages.
• Contribuant à la capacité de l’entreprise à organiser et à assurer la continuité de ses activités et sa résilience
• Démontrant la capacité de l’organisation à contrôler ses risques liés aux voyages de manière efficace et efficiente, réduisant potentiellement les primes d’assurance.
• Rassurant les partenaires commerciaux, les banques et les investisseurs devenant éventuellement plus enclins à financer les activités.
• Permettant à l’organisation de répondre aux attentes des clients en termes de sécurité et de stabilité de leur chaîne d’approvisionnement.
• Augmentant la productivité générale.
• Contribuant à la réalisation des objectifs de développement durable en renforçant la dimension sociale de la durabilité.

Même avec ces avantages, redéfinir les politiques en Travel Risk Management peut être un défi. Heureusement, certains éléments peuvent aider à rendre la conformité à la norme ISO 31030 et la sécurité des voyageurs d’affaires plus faciles à gérer lorsqu’ils sont appliqués dans le cadre d’une stratégie plus large de gestion des risques liés aux personnes.

Redéfinir vos politiques de gestion des risques liés aux voyages en conformité avec la norme ISO 31030

Lorsqu’il s’agit de la mobilité des employés, le respect des responsabilités de diligence peut potentiellement impliquer l’ensemble de l’organisation. Cependant, les décisions concernant l’administration de la politique de gestion des risques liés aux voyages peuvent être reléguées à quelques responsables fonctionnels dument sélectionnés. Pour entreprendre une gestion des risques liés aux voyages de qualité, les organisations peuvent répartir la responsabilité des mesures de gestion des risques dans l’ensemble de l’entreprise.

Par exemple, les gestionnaires de voyages devraient personnaliser les paramètres de voyage dans leur système pour s’aligner sur les politiques de voyage de l’entreprise, comme les cotes de risque de la destination et du pays. Si l’ajustement d’un itinéraire ne correspond pas aux paramètres spécifiés, le système TRM doit être configuré pour envoyer des alertes au voyageur, au gestionnaire de voyages et au directeur régional responsable de la sécurité des voyageurs d’affaires.

Everbridge aide les entreprises à gérer les risques liés aux voyages et à se conformer à la norme ISO 31030

Pour résumer, avec l’élargissement des responsabilités en matière de devoir de diligence et l’augmentation des risques pour les voyageurs d’affaires, les entreprises doivent mettre en place de nouveaux moyens pour atténuer l’anxiété liée aux voyages d’affaires tout en s’assurant de garantir la sécurité des employés en déplacement.

Ainsi, en adoptant et en intégrant les lignes directrices normalisées de l’ISO en matière de GRT dans votre organisation, votre entreprise peut récolter plusieurs avantages. En effet, l’ISO établit des attentes claires ainsi que la propriété des différentes fonctions de GRT. Elle applique également un spectre complet de protection des voyageurs par le biais de la technologie de GRT. Par conséquent, elle permet d’assurer une sureté et une sécurité accrues des employés ainsi qu’une meilleure conformité globale avec les réglementations changeantes en matière de voyages.

Depuis plus de 30 ans, Anvil fournit des conseils et un soutien en matière de gestion des risques liés aux voyages aux organisations gouvernementales et non gouvernementales du monde entier. Faisant désormais partie d’Everbridge, ensemble, Anvil et Everbridge s’efforcent de revoir et d’améliorer la visibilité des risques et la connaissance de la situation grâce à des alertes d’incidents en temps réel, des mises à jour et des informations sur la sécurité mondiale.

En combinant les renseignements sur les risques mondiaux avec les données de localisation des employés et les communications multimodales, Everbridge et Anvil aident à protéger les employés qui voyagent tout en renforçant le devoir de diligence, en assurant la sécurité des voyageurs d’affaires selon les nouvelles normes ISO 31030, quelle que soit leur destination.

Si vous souhaitez savoir comment Everbridge peut aider votre organisation à répondre et à préparer aux attentes évolutives en matière de gestion des risques liés aux voyages dans le cadre de la norme ISO 31030, téléchargez “Successful Travel Risk Management : Protect your People and Achieve Organizational Resilience”.

Nous sommes ravis d’annoncer que xMatters, une société Everbridge, est distingué comme leader dans le rapport d’évaluation comparative publié par GigaOm. xMatters arrive par ailleurs en tête du classement surpassant ainsi PagerDuty.

Ce rapport a analysé les caractéristiques et les fonctionnalités des plateformes xMatters et PagerDuty dans le cadre d’une étude comparative complète basée sur les tests de ces deux plateformes. Figurer dans un rapport de cette envergure illustre nos efforts pour assurer la sécurité des entreprises et le bon déroulement des opérations dans les environnements physiques et numériques, mais renforce également notre engagement envers la satisfaction et le succès des clients.

xMatters en chiffres

xMatters est un des produits phares d’Everbridge et renforce notre solution innovante pour les opérations numériques. Cette plateforme dédiée à la fiabilité des services permet aux organisations d’automatiser les opérations, d’assurer le fonctionnement ininterrompu des applications et de livrer des produits exceptionnels à grande échelle. Grâce à des outils exclusifs comme Flow Designer, les entreprises peuvent concevoir et construire sur mesure des workflows et des chaînes d’outils qui répondent aux besoins uniques des équipes, par simple glisser-déposer.

Dans son rapport d’évaluation comparative de 2022, GigaOm a noté les points suivants :

• xMatters is only 49% of the cost of PagerDuty for the same functionality.
• A Fortune 50 company can cut labor costs by 25% using xMatters.
• A Fortune 1000 company can avoid over $200 million in unplanned spending by implementing IT Incident Management Automation.

GigaOm a analysé en détail la plateforme xMatters et effectué de nombreux tests, et présenté dans son rapport les descriptions détaillées, les résultats et les avantages obtenus.
Ce rapport présente également les principales fonctionnalités de xMatters qui permettent aux utilisateurs d’évaluer les perturbations des services afin d’agir rapidement, avant qu’elles n’affectent l’expérience client, mais aussi d’analyser les problèmes et les processus grâce à des bilans post-mortem complets pour améliorer continuellement les processus et les services.

xMatters et la plateforme de gestion des opérations numériques Everbridge

Depuis l’acquisition de xMatters, nous n’avons cessé d’intégrer ce produit à nos solutions, afin d’offrir à nos clients un accès transparent à cette plateforme leader du secteur. Aujourd’hui, xMatters renforce notre solution de gestion des opérations numériques. Cette plateforme permet de bénéficier de modèles de livraison de services agiles et assure la résilience organisationnelle des systèmes informatiques et des services numériques. Dans le monde actuel, toujours connecté, assurer la sécurité des personnes et la continuité des opérations exige bien plus qu’une simple mesure de sécurité physique. Les opérations numériques nécessitent des stratégies de résilience qui garantissent une protection à long terme. La protection contre les incidents graves et les perturbations opérationnelles via xMatters est essentielle.

Consultez le GigaOm Benchmark Report de 2022 ou découvrez la plateforme de gestion des opérations numériques Everbridge.

Les systèmes de notification de masse servent à envoyer des notifications à des personnes ou à des groupes à partir de listes et de fonctionnalités de localisation et d’intelligence visuelle pour protéger vos collaborateurs, où qu’ils soient dans le monde. S’il est vrai que les solutions plus traditionnelles de notification d’urgence, comme les sirènes et les messages diffusés à la radio, ont répondu à ce besoin pendant un temps, elles ne sont plus adaptées aux exigences de la main-d’œuvre mobile ou distante d’aujourd’hui. Lorsqu’un événement critique survient, vous êtes suffisamment préoccupés. Vous devez donc vous assurer que vos communications d’urgence sont efficaces et transmettent le message approprié aux bonnes personnes, au bon moment. Mais comment savoir si votre solution saura accomplir cette mission ?

Télécharger le guide d’achat d’une solution de notification de masse 

Les bases de la notification de masse

Il est important que les utilisateurs de tous les niveaux disposent de moyens simples et rapides pour la communication d’urgence afin que chacun reste informé avant, pendant et après un événement critique. Sans système de notification de masse complet et facile à utiliser, un événement critique peut impacter lourdement la productivité et les revenus d’une entreprise, et provoquer des ralentissements dans la production, empêcher les appels passés par les équipes, retarder les réponses à des problèmes exigeant un traitement rapide, et ralentir la communication avec les personnes touchées.

Message : reçu

Cela peut sembler évident, mais les notifications d’urgence lors d’un événement critique ne sont pas toujours si simples à faire passer. Voici quelques pistes qui renforceront votre système de notification de masse :

• Cibler l’individu et non l’appareil
• Faire remonter les messages pour vous assurer que la personne ou le groupe suivant est informé
• Diffuser les messages sur le maximum de dispositifs et canaux de communication, y compris au moyen d’alertes sur les postes de travail
• Définir des modèles, avec des contacts et des messages prédéterminés
• Protéger les capacités de l’infrastructure grâce à une régulation flexible des appels
• Publier automatiquement des messages sur les sites Web, les systèmes internes et les réseaux sociaux

Un système de notification de masse doit être accessible depuis n’importe quel appareil mobile et en tout lieu. Le télétravail étant de plus en plus répandu dans le monde d’aujourd’hui, il n’a jamais été aussi important de pouvoir se connecter rapidement et envoyer des messages depuis un appareil mobile. Les personnes se trouvant sur les lieux ou dans la zone concernée doivent pouvoir envoyer et recevoir des messages depuis n’importe où en cas d’alerte, afin de contribuer aux efforts d’intervention en fournissant des informations récentes et utiles.

Lorsqu’un événement se produit, les organisations ne doivent pas perdre de temps à jongler entre divers outils logiciels et à consolider des réponses manuelles. La communication doit être rapide, simple et ciblée grâce à un système de communication d’urgence moderne et spécialisé.

Augmentez la valeur de vos messages

Nos modes de communication évoluent constamment, il est donc essentiel de couvrir tous les cas de figure. Les communications vocales, les SMS et les notifications push, entre autres, sont par exemple recommandées dans tout système de communication de masse.

Votre système doit également permettre une communication bidirectionnelle. Ainsi, une fois que votre destinataire a reçu les informations, il peut soit les confirmer, soit demander des informations complémentaires, soit en fournir lui-même. Au fur et à mesure que les événements se déroulent, il peut être extrêmement utile d’échanger des informations afin de donner des instructions supplémentaires. Pour les communications d’urgence, les messages doivent exiger une confirmation de lecture et une réponse, par exemple : « Avez-vous besoin d’aide ? », « Si oui, appuyez sur 1, si non, appuyez sur 2 ». Cette fonctionnalité peut aider votre équipe d’intervention à identifier rapidement et simplement qui a besoin d’assistance.

Et n’oublions pas les réseaux sociaux : votre système de communication d’urgence doit pouvoir publier des messages directement sur les comptes Facebook et Twitter de votre service ou de votre organisation pour gagner du temps et diffuser plus largement l’information.

Réduisez le risque d’erreur humaine

Lors de la survenue d’un événement critique, il convient de réduire au minimum les risques d’erreurs, comme le manque d’informations, l’envoi d’un message erroné ou l’absence totale de messages envoyés. Comment faire ? Utilisez un système de notification de masse qui fournit les outils nécessaires à l’élaboration et à l’exécution de plans solides. Mettez-vous en quête d’un système de communication d’urgence automatisé pour réduire les erreurs grâce à :

• Des plans distincts par lieu, service ou site
• L’automatisation du contenu et des destinataires en fonction du lieu, de la gravité et du type de message
• La détection précoce d’éventuelles erreurs grâce à des invites utilisateur pour les informations essentielles requises
• Des autorisations à un niveau granulaire pour empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications

… Mais privilégiez sa simplicité d’utilisation

Nous savons qu’un système de ce type doit être simple d’utilisation, car un niveau de stress élevé peut réduire les capacités cognitives d’une personne pendant une crise. Un système d’apparence facile à utiliser lors d’un exercice d’entraînement peut ainsi sembler incroyablement complexe avec le stress causé par une situation d’urgence.

Si chaque fournisseur affirme que sa solution est facile à utiliser, certains se démarquent de la concurrence. Alors comment savoir laquelle est la plus simple à utiliser ? Recherchez un système de notification de masse qui donne plus d’autonomie à vos utilisateurs, en leur permettant de :

• Gérer les paramètres, les limites et les valeurs par défaut via une interface d’administration facile à utiliser
• Importer et organiser les données de contact de façon appropriée pour votre organisation
• Définir des contrôles d’accès basés sur des rôles pour gérer séparément les utilisateurs et les contacts
• Personnaliser les portails pour permettre aux contacts de mettre à jour et gérer leurs comptes

Vous pouvez mesurer la simplicité d’usage d’un système en vous appuyant sur un ensemble de critères standard. La facilité d’utilisation sera certainement mise en avant pour tous les systèmes, mais certains seront plus clinquants et s’adresseront davantage à des utilisateurs techniquement pointus. Cela peut sembler formidable lors d’une démonstration de produit, mais en fin de compte, ce que vous recherchez, c’est un système où les utilisateurs ne se perdront pas dans les menus, pour que chacun reste calme et à l’abri du danger durant un événement critique.

Une solution pour aujourd’hui — et pour demain

Enfin de compte, vous cherchez système de notification de masse qui fonctionne simplement, non seulement aujourd’hui, mais aussi à l’avenir. Vous ne pouvez pas vous tromper en travaillant avec un leader du secteur, fort de sa grande expérience dans la gestion d’événements critiques. Et un fournisseur digne de ce nom ne se contente pas de réagir aux avancées du secteur, mais contribue à le faire évoluer par des réflexions tournées vers le futur, des solutions innovantes et la participation à des événements et forums communautaires interactifs.

Si vous souhaitez pouvoir développer vos capacités de notification de masse à l’avenir, vous devez sélectionner un fournisseur qui offre plus qu’un simple produit sans possibilité d’étendre ses fonctionnalités. Ainsi, vous ne vous appuierez que sur une seule application, sans subir les coûts supplémentaires et les difficultés liés à l’intégration de plusieurs solutions. Même si un système de notification de masse répond à vos besoins actuels, il est bon de pouvoir compter sur différentes options si ces besoins évoluent.

Il peut être difficile de déterminer ce qui est important lors de la recherche d’un bon système de notification de masse. Pour en savoir plus, consultez le guide d’achat d’une solution de notification de masse.